Jak byste vymezili hlavní trendy v oblasti správy dokumentů a obsahu? Jak na ně Vaše společnost reaguje?

Outsourcing je již dlouhá léta celosvětový trend jak zefektivnit provoz firem. Outsourcing má smysl pro každou firmu, která chce růst, chce znát své náklady a chce mít profesionální servis. Proto se domníváme, že zákazníci budou požadovat (a řada z nich již nyní požaduje) něco více než pouhé dodání zařízení a hlavním trendem ve správě dokumentů a jejich obsahu se stane právě outsourcing.

V oblasti správy dokumentů nabízíme spolu s partnery komplexní řešení práce spíše s obsahem dokumentu než s dokumentem jako takovým. Tato řešení mohou být uplatňována jak pro vnitřní potřebu podniku, tak pro komunikaci se zákazníky. Jako příklad můžeme uvést situaci, kdy společnost řeší najednou několik paralelních operací s daty a s dokumenty.

Společnost má některá data obsažena ve svém Zákaznickém systému, ze kterého zasílá svým zákazníkům například výpisy. Jiná data má v ERP systému a na jejich základě jsou generovány faktury. Marketingové oddělení této společnosti připravuje kampaň zaměřenou na konkrétní segment zákazníků. Tradičně byl každý z těchto kroků řešen odděleně v rámci jednotlivých úseků, díky čemuž docházelo na jedné straně ke ztrátám informací a na straně druhé k jejich duplicitám. V rámci nových řešení můžeme společnostem nabídnout takové spojení, aby ani jedno z oddělení nemuselo měnit svůj zavedený způsob práce. Vytvoříme systém, který umožní, že získaná data jsou vytištěna a zaslána zákazníkovi (faktura, výpis, …), poté jsou vkopírována zpět do systému, který je tak neustále aktualizován. Kopie vytištěného dokumentu je pro případ ztráty nebo nedoručení uložena v archivu. Obsah dokumentu může být vystaven na internet a v neposlední řadě je možné stejný obsah zaslat e-mailem či faxem těm zákazníkům, kteří se v daném okamžiku nalézají mimo republiku. Taková řešení je možné dnes realizovat právě díky práci s obsahem dokumentu a ne jen s jeho formou. Podobných příkladů je samozřejmě možné definovat celou řadu a jsou vždy vytvořeny na míru konkrétnímu zákazníkovi.

www.xerox.cz