Jak byste vymezili hlavní trendy v oblasti správy dokumentů a obsahu? Jak na ně Vaše společnost reaguje?

Určitě souhlasím, že výše uvedené změny mají velký vliv na softwarové aplikace pro správu dokumentů (obsahu) a výrazně rozšiřují možnosti a oblasti využití těchto systémů. Na druhou stranu si nemyslím, že výrazněji mění základní principy, na kterých tyto systémy pracují, a jimiž jsou bezpečné uložení informací, jejich zprostředkování oprávněným uživatelům a zefektivnění procesů, jež s těmito informacemi pracují. To, že informace (dokumenty) přicházejí již v elektronické podobě určitě zjednodušuje jejich pořízení do systému, může v budoucnu vést ke snížení důležitosti převodu papírových dokumentů (skenování, OCR, …), ale nemělo by výrazně ovlivnit další postupy zpracování.

Co se týká internetu, tak určitě přináší další možnosti pro správu obsahu. Když si uvědomíme, že jednou z hlavních funkcí internetu je právě zprostředkovávat informace, je jasné, že propojení na systémy, které informace spravují, je velmi důležité. To neznamená, že by se systémy pro správu dokumentů plně přesunuly do webovského prostředí, protože stále zůstává plno oblastí, kde využití tenkých klientů nemá opodstatnění, ale určitě se dá říct, že zpřístupnění informací uložených v systému přes webovské rozhraní je něco, co by nemělo chybět. Druhá věc, která bude mít také velký vliv, je rozvoj mobilní komunikace, která pravděpodobně v blízké budoucnosti vytlačí tradiční replikace informací (dokumentů) na přenosná zařízení (notebooky, PDA, …) a umožní přímé připojení na systém správy dokumentů (obsahu) a on-line vyhledání a případně stažení potřebného dokumentu.

Myslím, že hlavním trendem v oblasti správy dokumentů a obsahu je posun od technologií k řešením a posun v myšlení zákazníků, kteří si stále více uvědomují, co jim tyto systémy mohou přinést. Správa dokumentů je zajímavá tím, že zde neexistuje přesný funkční popis, co takový systém musí obsahovat, aby uživateli vyhovoval. Samozřejmě existují základní funkce, které mít musí, jako verzování, schvalování, atd., ale vlastní řešení je velmi závislé na tom, jakou oblast správy dokumentů chceme řešit, protože každý typ dokumentu může vyžadovat úplně něco jiného. Proto považuji za jednu z hlavních vlastností těchto systémů, a věřím, že naše produkty ji mají, jejich otevřenost, propojitelnost na další systémy zákazníka a možnost snadného nastavení a přizpůsobení.

O významu přístupu z internetu nebo z mobilních zařízení na informace ze systému jsem již hovořil, nicméně ještě bych rád zmínil otázku praktické aplikace elektronického podpisu, která dále zvýší možnosti efektivního využití těchto aplikací. Navíc s příchodem nových technologií jako např. .NET se podstatně zlepšují i prostředí a možnosti vývoje aplikací pro internet.
 
Další perspektivní oblastí je právě elektronické zpracování, schvalování a uvolňování dokumentů (workflow). Pokud si uvědomíme, že většina obchodních procesů nějak souvisí s dokumenty (papírovými nebo elektronickými), je to další oblast, která přináší poměrně snadno vyčíslitelné přínosy a stále více firem si to uvědomuje. V našich řešeních se také stále častěji setkáváme s požadavky propojení systému správy obsahu se systémem elektronického oběhu, a to způsobem, který je efektivní a snadno spravovatelný.

www.syconix.cz