Každá společnost, která cítí potřebu implementace BI aplikace, chce přirozeně nasadit komplexní BI řešení co nejrychleji a přitom minimalizovat náklady na její nasazení, ale tak, aby byl dosažen hlavní cíl. Tím je poskytování relevantních informací v požadovaném čase nejen pro strategické a taktické rozhodování a plánování, ale i pro operativní řízení.

I když je každý výrobní podnik jiný a má svá specifika, vyplývající z jeho oborového zaměření, produktového portfolia, cílových zákaznických segmentů atd., přesto lze říci, že pro úspěšné řízení každého podniku platí stejné principy a zásady. Jednou z nich je mít k dispozici klíčové informace charakterizující výkonnost podniku a jeho hospodaření k dispozici kompletní, správné a včas. BI řešení může do značné míry k tomu napomoci, není ale samospasitelné. BI řešení umožňuje vizualizovat data tak, aby byla pro uživatele co nejlépe srozumitelná a aby jim umožnila se v záplavě nejrůznějších informací rychle a efektivně orientovat. Základním předpokladem pro to jsou samozřejmě dobře pracující primární informační systémy (ERP systém) podniku. Neméně důležité však je i to, jak pružně a rychle je možné v rámci existujícího BI řešení reagovat na neustále se měnící výrobní, tržní a společenské podmínky, ve kterých výrobní podniky fungují.

Na co je třeba pamatovat při výběru

Na dnešním globalizovaném trhu je velký počet společností, které vyvíjejí BI produkty a nabízí je sami nebo prostřednictvím svých lokálních partnerů. Chceme-li podpořit dosažení výše uvedených cílů, je vhodné při výběru dodavatele BI řešení vzít v úvahu následující doporučení:

1. Nepodlehnout hned vábení výrobce ERP, který společnost používá jako svůj klíčový informační systém. Mnozí výrobci ERP aplikací věnovali dlouhé roky všechnu svou tvořivou energii právě vývoji ERP a BI nástroje jako doplněk ERP systému začali nabízet teprve v posledních letech jako odpověď na tlak trhu. Je pravda, že nejlépe znají datovou strukturu svých produktů, ale co v případě, když uživatel potřebuje v rámci BI řešení využívat data i z jiných aplikací, tzn. do datového skladu využívaného BI aplikací vyexportovat data z databáze jiné aplikace, která je často postavená na odlišné databázové technologii? Určitě je tedy užitečné ověřit si, zda nabízené BI řešení umožňuje ukládat do svého datového skladu data z více aplikací od různých výrobců. ERP aplikace je totiž jen jedním z možných zdrojů dat, používaných manažery pro podporu jejich rozhodovací činnosti. Především ty vývojové firmy, které se od začátku zaměřily na vývoj BI řešení, mají zkušenosti s budováním datových skladů, čerpajících z různých databázových platforem. Je tedy dobré při rozhodování o výběru BI řešení naslouchat dodavateli ERP systému, ale současně je vhodné seznámit se i s nabídkami dodavatelů, kteří se specializují na BI technologie a implementace BI řešení a mají je jako svůj hlavní předmět činnosti. Velmi vhodné je využít služeb systémového integrátora, zvláště tehdy, pokud je systémovým integrátorem firma, která prováděla implementaci ERP systému a která současně zajišťuje i dodávky a implementaci dalších doplňkových aplikací a jejich integraci s ERP systémem. Systémový integrátor zpravidla velmi dobře zná podnikové procesy klienta a umí doporučit takové BI řešení, které pokryje nejlépe požadavky klienta v této oblasti a současně bude dobře integrované s hlavním ERP systémem.
2. Protože se zde zabýváme BI řešeními pro výrobní podniky, musíme upozornit na další důležitou věc. BI aplikace jako takové začaly původně vznikat na základě poptávky ze strany finančních institucí (bank, pojišťoven, makléřských společností apod.). Proto je na trhu řada BI aplikací, které pracují především s daty z oblasti ekonomiky a financí, tzn. mají velmi dobré nástroje pro analýzy finančních a ekonomických dat, avšak tím to zpravidla končí. Pokud se zeptáte na zpracování datových analýz pro potřeby plánování výroby a obchodu, dostanete zpravidla poněkud vyhýbavou odpověď, že tyto analýzy jsou velmi specifické případ od případu, a tudíž se vždy připravují až v průběhu samotné implementace BI řešení a náklady na jejich vytvoření jsou součástí platby za implementační služby. Pro výrobní podnik z toho plyne nemalé riziko značného zvýšení nákladů nutných na vytvoření komplexního BI řešení, které pokryje všechny potřeby klienta. Přitom jsou už dnes na trhu dostupné BI aplikace určené speciálně pro výrobní podniky. Tyto aplikace nabízejí už ve svém základním řešení velké množství připravených standardních ukazatelů výkonnosti (tzv. KPI ukazatelů), ze kterých je možné velmi rychle a efektivně konfigurovat výsledné řešení, které pokrývá minimálně 85–100 % požadavků klienta na BI řešení.


3. Je dobré si zjistit, co vše je zahrnuto v nabídkové ceně dodávky BI řešení. Zejména zda základní cena zahrnuje vše, co je nezbytné k plnému zprovoznění BI řešení. Tzn. zda už v ní je zahrnuta funkčnost datového skladu, dále integrační datové vazby na předpokládané zdroje dat, také zda nabízené řešení obsahuje výpočty požadovaných KPI ukazatelů. Významnou položkou v cenové nabídce bývají také implementační služby. Potenciální dodavatel by vám určitě měl podrobně vysvětlit, co je obsahem nabízených základních implementačních služeb a jaké služby budou eventuálně účtovány samostatně na základě vašich požadavků, které se upřesní teprve v průběhu implementace BI řešení. I když pořízení BI řešení předchází zpracování kvalitní poptávky, obsahující podrobný popis vašich požadavků, bývá běžné, že po uzavření smlouvy a zahájení implementace uživatelé mění a upřesňují svoje požadavky. Každá taková změna je spojena s navýšením pořizovacích nákladů. Je proto vhodné již v průběhu výběru dodavatele BI řešení zjišťovat, jak dodavatel postupuje, pokud dojde ke změnám vašich požadavků, jaká je úroveň škálovatelnosti nabízené BI aplikace, jak pružně je možné v ní požadované změny realizovat. Bohužel není výjimečné, že dodavatel teprve v průběhu implementace klientovi sdělí, že pro realizaci některého nového požadavku musí zakoupit další softwarové komponenty, vyžadující dodatečné rozšíření softwarové licence. Může se jednat například o dokoupení funkčnosti datového skladu, protože nově požadované ukazatele nelze zpracovat pouze s daty pocházejícími z primárního datového zdroje, ale je nutné provést jejich předzpracování a získané mezivýsledky uložit v datovém skladu BI řešení.
4. Moderní BI aplikace kladou velký důraz na uživatelskou přívětivost a nabízejí uživateli řadu funkcí, pomocí kterých si může BI řešení vlastními silami upravovat a rozvíjet. Pro uživatele je velmi důležité zjistit, jaké nástroje tohoto druhu mu nabízí právě ta BI aplikace, o jejímž využití uvažuje. Bude v případě potřeby nových dashboardů postačovat na jejich vytvoření standardní školení uživatele, který si je poté pomocí několika kliků vytvoří sám, nebo bude třeba svěřit tuto práci vlastnímu IT specialistovi? Anebo je nutné požadavky na úpravy a rozvoj BI řešení objednávat vždy pouze u dodavatele BI řešení? V případě BI aplikace, která je převážně „samoobslužná“, jsou náklady na její provoz pochopitelně minimální, nemluvě o tom, že uživatel nemusí s realizací svého požadavku čekat na dodání od řešitele, ať už jde o vlastní IT oddělení, nebo externího dodavatele.
5. Ale nejsou to jen nové KPI ukazatele, případně nové dashboardy, co bude třeba během provozu BI aplikace řešit. Je proto prospěšné zjistit si i to, zda vaše BI aplikace obsahuje nástroje pro snadné úpravy vizuální podoby zobrazovaných ukazatelů, pro vytváření a modifikaci uživatelských pohledů, pro tvorbu datových pump apod. Pokud BI aplikace využívá vlastní datový sklad, je důležité vědět, zda uživateli nabízí také nástroje pro vytvoření nových uživatelských datových polí. Jde o vyspělé nástroje, které obsahují jen ty nejlepší BI aplikace.
6. Pokud uvažujete o pořízení BI aplikace, která nemá standardně vytvořenou integrační datovou vazbu s vašimi softwarovými systémy, které primárně využíváte pro informační podporu vašich podnikových procesů (zpravidla to je ERP systém), pak je velmi důležité vědět, jak rychle a více či méně snadno lze toto datové propojení vytvořit – tedy pokud nezvolíte nejobvyklejší řešení, kterým je vytvoření potřebných datových vazeb dodavatelem v rámci implementace BI řešení. V současnosti však na trhu již existují BI aplikace, které mají už ve své základní verzi standardně připravené datové vazby pro nejrozšířenější ERP systémy a řadu nejčastěji využívaných databázových systémů. Jednou z jejich velkých výhod je podstatné zkrácení doby implementace, tedy doby od zakoupení či pronájmu BI aplikace do okamžiku náběhu BI řešení do běžného rutinního provozu a využívání.
7. Z hlediska vašich provozních nákladů je také velmi důležité vědět, jak budete vaši BI aplikaci provozovat – zda zvolíte pronájem řešení, které je provozováno v cloudu, anebo tradiční tzv. on-premise instalaci (tj. klasické pořízení softwarové licence a instalaci BI aplikace na vlastním hardwaru). Obě možnosti mají své přednosti, ale i slabiny, nicméně tzv. „cloud“ si získává stále více příznivců, zejména proto, že uživatele osvobozuje od starostí o vlastní hardware a systémový software, jeho údržbu a průběžné aktualizace a umožňuje tak uživatelům redukovat náklady na vlastní odborný IT personál.

Všechny výše naznačené vlastnosti BI řešení mají samozřejmě zásadní vliv na výši nákladů, a to jak pořizovacích, tak nákladů na jeho běžný provoz. Prezentační vrstva mnohých BI aplikací působí velmi lákavě a přesvědčivě, důležité je ale i to, jak rychle se dokáže uživatel v dashboardu zorientovat, jak jednoduše si dokáže vytvořit vlastní KPI ukazatele, případně i celý dashboard, zdali má uživatel k dispozici nástroje pro vlastní přizpůsobení, rychlé konverze grafů, přepínání mezí různými pohledy, grafy a mapami (včetně geografických). Dále i to, jaké jsou možnosti pokročilé filtrace a zobrazení detailních dat na nižších úrovních, tj. tzv. drill down.

Zamyslete se také nad přístupem z různých zařízení

Kromě výše uvedených doporučení je také důležité si všimnout, jak se BI aplikace chová na mobilních zařízeních a na jakých mobilních operačních systémech může být provozována. Pak jsou tu také pokročilejší uživatelské funkčnosti, které mohou práci uživatelů výrazně zefektivnit. Mezi takové funkčnosti patří mj. rozesílání zpráv dalším uživatelům v podnikové síti i mimo ni (tzv. instant messenger).

Moderní BI aplikace je možné provozovat jak v cloudu, tak i na vlastních serverech (tzv. on premise instalace), případně lze tyto základní provozní režimy kombinovat. V cloudovém provozu odpadá instalace softwaru (BI aplikace) na váš server, navíc získává uživatel od provozovatele datového centra smluvně zaručenou dostupnost BI aplikace. Řada uživatelů stále preferuje klasický způsob provozování, tedy instalaci BI aplikace na vlastní server, protože se obávají výpadků veřejných datových sítí, útoků hackerů atd. Je nutné dodat, že tyto obavy dnes již nejsou opodstatněné a zakládají se do značné míry pouze na subjektivních a někdy hluboce zakořeněných předsudcích uživatelů. K BI aplikaci v cloudu uživatelé přistupují prostřednictvím webové služby, lze samozřejmě využívat různé webové prohlížeče, které lze provozovat i na mobilních zařízeních, jako jsou tablety a „chytré“ telefony.

Co by ještě BI řešení mělo umět?

Další důležitou a výhodnou vlastností BI aplikace je systém upozorňování (tzv. alerts) a řízení prahových hodnot (tzv. treshholds). Často jsou tato upozornění zasílána elektronickou poštou (e-mail), moderní BI aplikace by však měla umožňovat jejich automatické odesílání formou krátkých textových zpráv (SMS).

V neposlední řadě není možné pominout administraci provozu BI řešení, řízení přístupových práv uživatelů, která předurčují, jaký dashboard může konkrétní uživatel vidět a jaká má oprávnění při vytváření nových dashboardů, případně při vstupu do datového skladu. K administrátorským činnostem patří i nastavení časového plánovače (tzv. scheduler), které určuje periodu aktualizace dat pro dashboardy (tj. pohledy). Některá rychle se měnící data je totiž vhodné aktualizovat v reálném čase (tj. online), naproti tomu jiná data je vhodné aktualizovat dávkově s vhodně nastavenou periodou aktualizace.

Obr. 2: Schéma znázorňuje, s jakými daty BI řešení ve výrobním podniku typicky pracuje a jaké informace pro podporu řízení a rozhodování může uživateli poskytovat.

Na všechny výše zmíněné otázky je užitečné si odpovědět již při výběru dodavatele BI aplikace, pokud chceme dosáhnout jejího rychlého uvedení do provozu a minimalizovat řešení nečekaných komplikací jak v průběhu implementace, tak i při pozdějším běžném provozu.

Shrnutí

Odpověď na otázku obsaženou v názvu tohoto příspěvku tedy lze shrnout asi takto: pro rychlé a efektivní nasazení BI aplikace ve výrobním podniku má klíčový význam už její správný výběr. Na trhu jsou vhodná BI řešení a dodavatelé, kteří mají zkušenosti z jejich implementace ve výrobních podnicích. Díky tomu lze tato BI řešení implementovat rychle a efektivně.

Pro každou softwarovou aplikaci ovšem také beze zbytku platí, že pro její bezproblémovou implementaci je důležitá kvalitní analýza potřeb uživatele a stanovení cílů, k jejichž dosažení má nasazení softwarové aplikace přispět.