Microsoft Project 2000

Aplikace Microsoft Project 2000 je svým zaměřením určena k plánování, řízení a kontrole libovolného projektu, a to po celou dobu jeho trvání. Své místo najde v projekčních kancelářích, u stavbyvedoucích, dozoru nad chodem projektu ve strojírenském podniku nebo při zavádění nového informačního systému v instituci.

Pomocí programu rovněž lépe zvládnete týmovou práci, například při stavbě domu, tovární haly, nebo uvedení nové technologie do výroby. 

Řízení veškerých projektů je složeno z plánování, rozhodování a řízení dílčích úkolů a pracovníků, kteří je vykonávají. Plán projektu přitom může být jednoduchý, ale také složitý, obsahující tisíce úkolů a zdrojů s rozpočtem v milionech korun.

Jak víme, plány jsou zhotovované v předvýrobní fázi a mohou se během realizace díla měnit. Termíny přesouvat buď ke kratším (v tom lepším případě), nebo k delším časům. Při komplikované činnosti, jakou je například výstavba domů na klíč, jsou veškeré etapy složeny z mnoha dílčích kroků, které samy o sobě vyžadují plánování. Navíc, mnohé úkoly plní externí firmy, nebo jiná oddělení vlastní firmy a to vše je třeba sladit. Jedny činnosti jsou závislé na druhých (nelze například nanášet vnitřní omítku před nástupem elektroinstalatérů), jiné činnosti jsou naopak na předcházejících nezávislé. 

Sledování veškerých těchto činností, termínů, pracovníků a firem vstupujících do projektu, včetně finanční stránky celého díla, je úkolem programu MS Project.

Můj první projekt
Uživatelům, kteří mají zkušenosti s realizací a řízením projektů, budou zajisté známy pojmy a terminologie použité v programu (Ganntův diagram, Síťový diagram, …). Avšak ani ostatní nemusí zoufat, že jejich první projekt dopadne špatně. Aplikace totiž obsahuje několik šablon z různých oblastí, které vám pomohou s vaším dílem. 

Prvním úkolem je zadání data počátku projektu (a nebo naopak termínu jeho dokončení). Datum dokončení (nebo zahájení při druhé možnosti) je neaktivní, protože tento termín záleží na vyplnění příslušného grafu. Pro optimalizaci projektu je možné zadat veškerým činnostem prioritu vyjadřující důležitost příslušného úkolu. Volit lze od 0 do 1000 a standardně je nastaven zlatý střed - 500. Tuto hodnotu lze libovolně měnit.
 

Obr. 1 Definování zahájení a ukončení projektu

 
Jako ilustrativní příklad jsme zvolili stavbu rodinného domku. V levém sloupci pracovní plochy jsou jednotlivé druhy zobrazení projektu a jejich výběrem se překreslí schéma v prostřední části zobrazení. U Ganntova grafu, který se nejčastěji používá, jsou zobrazeny jednotlivé etapy a podetapy projektu v sloupci pod sebou. Odsazením jsou odděleny názvy jednotlivých etap, podetap a konkrétní úkoly.

Protože samotný projekt může být velmi dlouhý se spoustou etap, je možné si detailněji zobrazit jen vybrané části. Tak, jak to vidíme na následujícím obrázku.
 

Obr.2 Pracovní plocha programu Microsoft Project

 
Každému úkolu samozřejmě přísluší čas na jeho realizaci, tj. datum zahájení úkolu a dokončení. Tyto údaje se zobrazují v dalších dvou sloupcích. Zde můžete využít i kalendář, který vám vydatně pomůže při plánování. Není asi vhodné zahájit trojdenní omítání domu v pátek, když se přes víkend nebude pracovat. Postupně, jak se přidávají další a další úkoly, program automaticky aktualizuje časovou posloupnost, aby vše na sebe navazovalo. Uživatelským zásahem můžete kdykoliv během celého projektu měnit jejich dobu trvání či termín ukončení. 

Další sloupec v Ganntově grafu patří Názvu zdroje. Tímto termínem se v programu označují dodavatelé, firmy nebo pracovníci, kteří plní požadovaný úkol. Při rozsáhlejších projektech přináší toto označování přináší vyšší přehlednost o zdrojích. Navíc, si lze v kterémkoliv okamžiku nechat zobrazit činnosti, které provádí jen příslušná firma a v jakých termínech.

V poslední pravé části pracovní plochy Ganntova grafu, je graf vzájemných závislostí úkolů v čase. Je to velmi potřebný nástroj, který se již po řadu let používá při řízení projektů. Zde je však k dispozici v mnohem pružnější formě, než je tomu v jeho papírové podobě, která visí nalepena na nástěnce, například u stavbyvedoucího, přitom mnohokrát opoznámkována a nazpět gumována. 
 

Obr. 3 Vazby mezi jednotlivými činnostmi

 
Návaznost jednotlivých činností je vyjádřena spojnicemi v grafu. I tento graf je aktivní, a tak se jakákoliv změna okamžitě překreslí do celého systému. V každém okamžiku lze rovněž zobrazit souhrnnou tabulku k úkolu, který obsahuje veškeré informace, včetně možnosti vkládání poznámek (například telefonního čísla dodavatele, aby byla možnost jej upomínat). 

Podobným zobrazením je další nástroj v levém sloupci - Kalendář. Ten vypíše pro každý den trvání projektu seznam úkolů, které se v ten den mají udělat, či které již byly provedeny. Systém totiž nejen plánuje, ale dovoluje i kontrolovat plnění a pro každou etapu udává stupeň splnění plánu. 
 

Obr. 4 Kalendář se seznamem úkolů pro daný den

 
Takové sledování je vhodné i pro účtárnu, protože přehledně zobrazuje počet odpracovaných hodin jednotlivými dodavateli. S tím souvisí i nastavení pracovní doby a účtování nákladů. 

Na následujícím obrázku je vstupní tabulka pro definici pracovní doby. Zde lze zadat nejen čas, kdy se každý den začne pracovat, ale lze povolit práci přesčas, o sobotách a nedělích, nebo naopak snížit pracovní zátěž. 
 

Obr. 5 Nastavení pracovní doby

 
Ještě mi dovolte se zmínit o výstupních formulářích, protože procházet se po stavbě s notebookem nebude to nejlepší. 

Možné je zvolit několik typů výstupních tisků, způsobu filtrování dat a ty podle příslušnosti předat jednotlivým pracovníkům. V programu jsou zahrnuty i nástroje pro tvorbu sestav, které vám dovolí hbitě poslat na tiskárnu například rozpočet celé stavby nebo vytížení pracovníka ve zvolený den.

Microsoft Project Central
Doposud jsme mluvili o jednouživatelské verzi, která se uplatní v rámci jedné projekční kanceláře nebo na jednom počítači u stavbyvedoucího. Programový balík však umožňuje i sdílení dat. V takovém případě mají členové týmu, ať jsou ve vedlejší místnosti nebo na druhé straně republiky, přístup k aktuálním informacím, a naopak aktualizují zprávy o stavu projektu.

MS Project 2000 je určen pro platformy Windows 95 nebo vyšší. Pro rozsáhlejší aplikace je doporučeno použití systému Windows NT Workstation 4.0 a vyšší. Pro řešení jako server - Microsoft Project Central s jednotlivými aplikacemi - je požadován prohlížeč MS Project Central, který je součástí balíku. Na straně klienta je potřeba jen aplikaci MS Internet Explorer. 

Zhodnocení
Mnohé činnosti aplikace lze dobře zvládat i pomocí jiného programu, například přes MS Excel nebo termínově v MS Outlook. 

Systém MS Project však podstatným způsobem rozšiřuje možnosti zobrazení a hlavní jeho přinos vidím v přehlednosti a snadnosti práce s daty. Možnosti plynulého měnění termínů, promítání jedné akce do celého projektu a ochrana před kolizemi jsou podstatným vylepšením oproti jiným způsobům vedení evidence. 

Definování pevných mezí, které nemohou být překročeny, jsou rovněž velkým vylepšením při plánování a hlavně při plnění plánu. Navíc, pokud uskutečníte pomocí MS Project jeden projekt, lze jej napříště použít jako šablonu pro další obdobné případy.

Program Microsoft Project 2000 poskytla společnost Microsoft. MS Project je lokalizován do českého jazykového prostředí.

Pavel Boucník