Používáním sociálních sítí může zaměstnanec způsobit firmě nejen ztráty dané dobou, kterou měl strávit prací, ale může ji poškodit i podstatně závažnějším způsobem, např. neuváženou publikací názorů svých či názorů firmy nebo zveřejněním citlivých informací.

Zcela jistě doporučujeme uvést základní pravidla pro komunikaci prostřednictvím sociálních médií přímo v pracovní smlouvě a uvést, že veškeré další informace jsou specifikovány v interní směrnici. Tím bude zajištěno, že zaměstnavatel může takovou směrnici měnit, aniž by potřeboval souhlas zaměstnance.

Na prvním místě by se zcela určitě měla taková směrnice zabývat obecně užíváním výpočetní techniky a podobných zařízení zaměstnanci v pracovní době. Pokud zaměstnanec věnuje více času sociálním médiím a internetu než práci, je to bezpochyby důvod k ukončení pracovního poměru. I když zaměstnanec nepublikuje na sociálních sítích nic ze života firmy, je možnost za „surfování“, které nesouvisí s prací, zaměstnance propustit bez ohledu na to, zda surfuje na vlastním telefonu či na firemním počítači. Přímo zákoník práce uvádí, že pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky a jiných telekomunikačních zařízení nelze bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro osobní potřebu. Pokud by zaměstnanec využíval sociální sítě sice na svém telefonu, ale v pracovní době, i takové jednání může být důvodem k propuštění. Dodržování těchto ustanovení může zaměstnavatel přiměřeným způsobem kontrolovat, nesmí však neúměrně zasahovat do soukromí zaměstnance.

Zákoník práce přímo uvádí, že pracovní prostředky nelze bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro osobní potřebu. Dodržování těchto ustanovení může zaměstnavatel přiměřeným způsobem kontrolovat, nesmí však neúměrně zasahovat do soukromí zaměstnance.

Zaměstnanci je vždy nutno sdělit vymezení a definici, prostřednictvím kterých sociálních médií je možno či naopak zakázáno komunikovat v pracovních záležitostech. Obecně to jsou taková média, která mohou rozšířit jakoukoliv informaci široké veřejnosti. Bezpochyby se jedná zejména o známé kanály komunikace jako Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube a další podobné aplikace či zdroje informací, včetně veřejných diskusních fór. Často se také bude jednat o různé chaty, blogy či nástroje podobné ICQ, Skype či Facetime. Určitě není doporučeno vymezovat tato média jmenovitě, ale spíše vystihnout princip jejich fungování a vztáhnout zákazy a restrikce na všechna podobná média. Vlivem technického rozvoje totiž může dojít k vývoji nových komunikačních kanálů a Social Media Policy může být v určitém okamžiku již „zastaralá“.

Ve vztahu k zaměstnancům je nutno přistupovat při kontrole dodržování Social Media Policy velmi obezřetně. Zaměstnavatel nesmí zjišťovat obsah emailů či příspěvků zasílaného zaměstnancem na sociální médium, stejně tak v detailu nesmí vědět, jaký obsah na webových stránkách zaměstnanec vyhledává.

Nutným obsahem takové směrnice je vymezení jejích adresátů a způsob komunikace. Zcela jistě se bude jednat o jakékoliv zaměstnance firmy vč. osob s dohodami o provedení práce či pracovní činnosti. Je vhodné zakomponovat i nejvyšší vedení, včetně statutárních orgánů. Podrobná pravidla by pak pro uvedené manažery měla být uvedena v manažerských smlouvách či ve smlouvách o výkonu funkce. Neprávem opomíjenými adresáty jsou i externisté, dodavatelé či odběratelé firmy. Vzhledem k tomu, že interní směrnici na ně nelze přímo vztáhnout, doporučujeme pravidla komunikace prostřednictvím sociálních médií upravit přímo do obchodních smluv s případnou sankcí za porušení např. v podobě smluvní pokuty. Uvedená ujednání mohou být součástí i dohod o mlčenlivosti, uzavíraných při větších obchodních transakcích. Co se týče způsobu komunikace, psaný příspěvek, stejně jako fotografie či upload jiných multimediálních souborů a rozesílání závadných emailů či webových odkazů, to jsou všechno způsoby, kterými je možno poškodit svého zaměstnavatele.

Zaměstnavatel může monitorovat počet emailů a v případě podezření kontrolovat, zda jsou pracovní či soukromé povahy. Zaměstnavatel může sledovat i dobu strávenou na internetu, počet a druh navštívených stránek. Nesmí však sledovat co bylo obsahem návštěvy, co konkrétně zaměstnanec na stránkách dělal, psal a četl.

Ve vztahu k zaměstnancům je nutno přistupovat ke kontrole dodržování takovéto směrnice velmi obezřetně. Zaměstnavatel totiž nesmí zjišťovat jak obsah emailu či příspěvku zasílaného zaměstnancem na sociální médium, stejně tak v detailu nesmí vědět, jaký obsah na webových stránkách zaměstnanec vyhledává. Zaměstnavatel může monitorovat počet emailů, v případě podezření může kontrolovat, zda jsou pracovní či soukromé povahy. Je tedy vhodné stanovit, které stránky je možno navštívit resp. s jakým obsahem. Zaměstnavatel může sledovat i dobu strávenou na internetu a počet a druh navštívených stránek. Nesmí však sledovat co bylo obsahem návštěvy, co konkrétně zaměstnanec na stránkách dělal, psal a četl. Uvedené aktivity platí i pro externí agentury, které si firmy najímají za účelem monitorování využití pracovní doby zaměstnanci. Z toho důvodu, že se zaměstnavatel dostane k informacím na sociálních sítích téměř vždy, až jsou zveřejněny, je nutná především prevence v podobě Social Media Policy.

Zaměstnavatel se samozřejmě může vydat cestou úplného zákazu trávení času na internetu v pracovní době. Z praxe je zřejmé, že zaměstnanci požadují větší či menší míru přístupu na internet pro vyřízení soukromých záležitostí v pracovní době ať už prostřednictvím svých zařízení či prostřednictvím výpočetní techniky zaměstnavatele. Zaměstnavatel může určitou míru takových aktivit tolerovat a stanovit je jako určitý druh benefitu a motivace zaměstnance. V takovém případě se jeví příslušná směrnice jako nástroj pro to, jak formálně regulovat kdy a co zaměstnanec na internetu a prostřednictvím sociálních médií dělá, aniž by za to byl zaměstnanec postižen.

Petr Glogar Autor článku je advokátem v mezinárodní advokátní kanceláři PwC Legal.