Proč GIS? – Majetek zpravidla není jen virtuální

Majetek, který se spravuje pomocí aplikací pro správu majetku, zpravidla není virtuální a fyzicky se někde nalézá, neměl by to být pouze řádek v inventárním soupisu nebo jedna položka technologického celku. Informace o jeho poloze a také o jeho okolním světě hraje při správě důležitou roli. Je škoda, že tyto informace jsou často vyjádřeny pouze slovním popisem někde v poznámce. Vhodnějším přístupem je bezesporu evidence geografických souřadnic a grafického vyjádření prvku s následnou možností zobrazení prvků v mapě, nad podkladovými vrstvami, které správce zajímají. Pohledem v mapě lze hned vidět i sousední zájmové objekty, které mohou mít na zmíněný objekt vliv. 

Základem efektivní správy majetku a správně fungujících systémů jsou data o majetku, v tomto případě tedy správně provedená a aktuální inventarizace/pasportizace. Důležitost aktuálních dat si všichni manažeři uvědomují, nicméně v praxi právě zde je často kámen úrazu. Pokud nejsou popsány procesy jejich aktualizace nebo nejsou v reálu dodržovány, spousta informací zůstává pouze v hlavách techniků. Rizika z toho plynoucí jsou evidentní – zapomenutí skutečného stavu, rozhodování na základě špatných podkladů, zbytečné náklady při opětovném zjišťování skutečného stavu, zvýšené riziko poruch, ztráta informací při odchodu zaměstnance atd. Řešení přitom nemusí být až tak složité. Stačí provést důkladnou pasportizaci, vhodně nastavit procesy pro aktualizaci dat a pak provádět pravidelnou inventuru stavu majetku. Evidence prostorové složky je při správě výhodou, zejména pokud se jedná o správu majetku na rozsáhlém území, kde je lokalizace důležitou součástí systému.

Využití prostorových informací v procesu údržby

Pro podporu plánování údržby je důležité nejprve pochopit základní procesy klienta a spolu s ním vyladit workflow. Obecně se proces údržby majetku skládá zejména z plánování, realizace, výkazu, vyhodnocení a statistiky. EAM systémy určitě zvládnou celý proces, nicméně propojení se systémem GIS přináší několik benefitů.

Využití geografických dat umožňuje lépe optimalizovat a plánovat údržbu - spojování údržby jednotlivých objektů podle lokalit šetří náklady na zbytečné výjezdy a čas strávený na cestách, navigace GPS k jednotlivým objektům umožňuje zkrátit dobu cesty, zjištění přístupnosti objektů zlepšuje orientaci přímo na místě a zkracuje dobu zásahu. V neposlední řadě je zde možnost geografických analýz. I v rámci údržby může být zajímavé například zjištění počtu stromů v ochranném pásmu spravovaných sítí, vlastnické vztahy dotčených parcel a další.Vyhodnocení příčin poruch nad geografickými daty umožňuje podívat se na příčinu poruch z širšího měřítka – nejsou poruchy zejména v několika specifických lokalitách, nemůže být jednou z příčin častých poruch blízkost vodního toku, orientace ke světovým stranám, socioekonomické faktory nebo nevhodné umístění v prostoru?

IS je obrazem reálného světa

Informační systémy s menší či větší úspěšností modelují a zobrazují skutečný svět. Dále řeší procesy, které doopravdy existují. Provázanost jednotlivých systémů a aplikaci v jeden funkční celek je kritérium úspěšně fungujícího systému. Propojení GIS, EAM, CRM, HR ilustruje jednoduchý příklad z oblasti správy majetku: „Nájemce zavolá správci, že v jeho prostorách je špatný tlak teplé vody. Správce tam tedy musí poslat technika, aby věc vyřešil. Následně samozřejmě správce chce příčinu poruchy vyhodnotit a přijmout takové kroky, aby se to neopakovalo.“ V řeči IT tato situace může vypadat takto: CRM (přijetí hlášení), EAM + HR (správa majetku a lidské zdroje).

Kde se tedy v této lince nalézá GIS? Všude. Zákazník někde bydlí a jeho přípojka je napojena na síť, která je uložena někde v terénu a jejíž součástí jsou zařízení, ke kterým je někde přístup. Technik, který se někde zrovna nalézá, potřebuje dojet nejkratší cestou k inkriminovanému místu. GIS umožní odpovídat na otázky týkající se polohy a prostorových souvislostí a odpovědi publikuje srozumitelnou formou – mapou, grafy a tabulkovou sestavou.

Dostupnost informací

GIS může hrát roli portálu ke všem těmto informacím, ač se třeba nalézají v separátních databázích. Pomocí navigace v mapě se uživatel systému snadno dostane k objektům, které ho zajímají, může to být cokoli – parcela, budova nebo technické zařízení. Jejich podrobnější specifikace, strukturování nebo další správa už může probíhat v systému EAM, nebo v dalších IS společnosti. Další možností, pro zpřehlednění důležitých informací tak, aby nezapadly v moři dalších údajů, je jejich automatické vyvěšení na „nástěnku“, nebo upozornění uživatele formou mailu nebo SMS. Nástěnka je místo, kde se zobrazují nejdůležitější informace, tak aby na jednom místě měl uživatel přehledně zobrazené veškeré důležité ukazatele, termíny atd.

Pro rychlou dostupnost informací v terénu, lze používat mobilní zařízení. V terénu mohou být objekty označeny například čárovým kódem, po jehož načtení v mobilní aplikaci se zobrazí veškeré podrobné informace a přiložená dokumentace – technická, obchodní.

Bezpečnost a přístupová práva

Řešení správy majetku a řízení údržby pomocí informačních systému pomáhá také s eliminací bezpečnostních rizik. Všechny lhůty, termíny a revize pomáhá hlídat systém, kdy včasným varováním snižuje riziko z prodlení nebo opomenutí termínu. Díky tomu, že jsou data v systémech většinou uložena centrálně v jednotné databázi, se také snižuje riziko ztráty dat. Díky způsobu uložení v databázi, lze také archivovat změny a to včetně informace, kdy byly provedeny a kým.

Bc. Karel Szkandera