Stav této dokumentace je pak dle zkušeností z praxe neuspokojivý a použité dokumentační nástroje nepodporují jakoukoliv automatizaci celého procesu, jeho reporting či monitoring. Kontrola úplnosti vypořádání majetkoprávních vztahů nad celou sítí je pak možná pouze manuálně za vynaložení extrémního úsilí.

Aplikace Správa Věcných Břemen (dále SVB) firmy Sykora Data Center, s. r. o., nabízí kompletní podporu legislativních povinností při přípravě výstavby, realizaci stavby a dokumentace zejména liniových staveb. SVB podporuje proces již od návrhu trasování liniové stavby (s ohledem na minimalizaci nákladů) až po inventarizaci věcných břemen stávajících sítí. Důraz je kladen zejména na zvýšení efektivity díky automatizaci všech procesů ‒ například s využitím online přístupu do aktuálních dat ČÚZK.

Základem systému SVB je datové schéma a mapa s evidencí staveb a jim příslušných úseků sítě, dotčených parcel, vlastníků dotčených parcel a smluv ošetřujících služebnost sítí na dotčených parcelách. V této aplikaci jsou uchovávány a zobrazovány alfanumerické hodnoty, grafická data včetně mapových podkladů i související smlouvy a další dokumenty. Tato data lze začleňovat k jednotlivým jednotkám organizace, přiřazovat zodpovědným osobám a sledovat tak stav rozpracovanosti smluv.

Návrh trasování sítě lze do SVB zadat manuálně nebo je možné nahrát přesná vektorová data budoucí trasy sítě či jejího přesného zaměření po realizaci. Systém podporuje import zákresů staveb z CAD souborů (DGN, DXF), geometrických plánů ve výměnném formátu nebo prostých souborů lomových bodů. Informace o dotčených parcelách pak získá SVB automaticky z WFS služby ČÚZK na základě vyhodnocení průniku parcely s ochranným či bezpečnostním pásmem automaticky vypočteným z geometrie stavby. Lze tak jednoduše zadat požadavek na získání dotčených parcel mnohakilometrové trasy a získat seznam stovek dotčených parcel. Geometrie staveb a parcel pak jsou prezentovány interaktivně nad mapou např. s daty OpenStreetMap.

Z online služeb ČÚZK lze získat nejen alfanumerická a grafická data parcel, ale také (v digitalizovaných územích, což je dnes více než 96 % katastrálních území) informace o vlastnících a listech vlastnictví. Na základě jednoho dotazu v SVB jsou tak do systému naimportovány všechny potřebné informace pro tvorbu smluv ošetřujících majetkoprávní vztahy stavby. Systém pak automaticky začlení parcely do smluv o smlouvě budoucí, smluv o zřízení věcného břemene služebnosti, nájemních či kupních smluv, a to automatickým mechanismem, který přiřazuje dotčené parcely do smluv na základě vlastnických skupin a listu vlastnictví. Automatizace minimalizuje možnost vzniku chyb v tomto procesu.

V průběhu jednání s vlastníky jsou do systému manuálně doplňovány náležitosti smlouvy potřebné k podpisu smlouvy a následnému zápisu rozsahu práva do katastru nemovitostí. Před podpisem smlouvy s vlastníky lze v SVB využít automatického vygenerování dokumentu smlouvy z předpřipravených šablon. Bez ručního vytváření dokumentů se minimalizuje riziko chyb. Finální podepsané smlouvy lze nahrát zpět do systému. Systém sleduje historii změn a také umožňuje verzovat stav staveb.

SVB je webovou aplikací a díky tomu je přístupná na jakémkoliv zařízení připojeném k internetu. Veškerá data v systému jsou tak dostupná online a uživatelé k datům přistupují v reálném čase. Online jsou k dispozici také externí zdroje dat, a SVB má tedy vždy přístup k aktuálním datům o parcelách a vlastnících. Je možné zpřístupnit (např. s omezenými právy) data a funkce externím dodavatelům a zahrnout je do celého procesu.

Aplikace může být samostatným řešením ve formě cloudu nebo jako součást komplexního systému pro správu sítě CROSS – Network Inventory. Systém CROSS je určen pro návrh, realizaci, monitoring a údržbu sítě a služeb, a také pro evidenci příjmů a nákladů spojených s provozem sítě a poskytovaných služeb.

Výhodou integrovaného řešení je sloučení všech dat o stavbách, sítích a smlouvách na jednom místě, což umožňuje monitorovat v reálném čase stav přípravy smluv, připravovat reporty umožňující mít tento proces plně pod kontrolou a identifikovat rizikové stavby či problematické organizační jednotky. Tím lze minimalizovat rizika škod z prodlení či opomenutí zřízení věcného břemena služebnosti a také minimalizovat rizika finančních ztrát způsobených prodlením ‒ tedy nerealizací stavby v termínu plánované investiční výstavby. Automatizace umožňuje značně zefektivnit proces přípravy smluv a snížit výdaje nejen na provoz majetkoprávního a projekčního oddělení.