Samoobslužný přístup k informacím

Řízení lidských zdrojů se dotýká každého zaměstnance, každého oddělení, zařízení a funkce. Přináší spoustu administrativní práce v podobě opakovaného vkládání dat z formulářů (nejen papírových), e-mailů, tabulek a databází používaných v jiných odděleních společnosti. Jde proto často o jednu z nejsložitějších a nejcitlivějších oblastí mezi vnitrofiremními procesy.
Integrovaný HRM by měl umožnit organizacím vybrat to podstatné z ověřených řešení bez nutnosti implementovat nepotřebné a zbytečné funkce. Nemá zatěžovat zaměstnance rutinními transakcemi, a ti tak mohou ušetřený čas efektivně investovat do jiných činností.
Z uvedených skutečností vyplývá požadavek na existenci samoobslužné správy informací jak pro zaměstnance, tak pro manažery. Kompletní informace, události a údaje budou samozřejmě uložené na jednom místě a přístupné odkudkoliv. Kdykoliv pak lze zpřehlednit a podporovat všechny fáze řízení lidských zdrojů, včetně sumárních a analytických statistik od okamžiku nástupu zaměstnance do zaměstnání až po den, kdy z firmy odchází.
Dobrý integrovaný HRM by měl dále poskytovat kvalitní nástroje pro provozování činností souvisejících s lidskými zdroji, a to v bezpečném a transparentním prostředí. O každém zaměstnanci se povedou jen ty nejaktuálnější osobní údaje a, což je neméně důležité, zaměstnanci se budou moci kdykoliv a kdekoliv ke svým osobním údajům dostat.
Udržovat zaměstnance informačně na výši je alfou a omegou ideálního HRM. Šetří čas a předchází chybám daným tím, že oddělení lidských zdrojů věnuje často nepoměrně mnoho času rutinním činnostem. Aktualizace adres, vyhledávání nových telefonních čísel nebo zadávání žádostí o volno jsou jejich typickým příkladem.

Sám sobě správcem

Nezadává-li informace o sobě sám zaměstnanec, dochází logicky ke zbytečným chybám. Kdo jiný než zaměstnanec by měl znát lépe pravdivý stav u položek jako vlastní jméno a adresa, dny pracovního volna (nemoci, dovolené, placené nebo neplacené volno), výplatní páska, žádost o proplacení výdajů, osobní dokumenty, vzdělávání a školení, dodržování pracovní doby, rozvrhy práce a další.
Dáme-li zaměstnancům možnost zadávat, aktualizovat a kontrolovat své osobní informace v prostředí, kde jsou všechna data přístupná a editovatelná, samozřejmě se zabezpečeným a pravidly definovaným přístupem v zacházení s citlivými informacemi, získáme novou přínosnou funkcionalitu ve formě aktuálních, přesných a transparentních informací pro potřeby oddělení lidských zdrojů. Vedlejším efektem bude, že zaměstnanci budou znát pracovní rozvrhy a dostupnost také u svých kolegů, což může výrazně přispět k vnitrofiremní synergii. Flexibilitu použití nového standardu práce s daty podtrhuje možnost přihlásit se do aplikace jak na pracovišti, tak na cestách, nebo dokonce z domova.
Dalším užitečným intranetovým prvkem bude bezesporu přístup k jiným aktuálním informacím, jako jsou třeba noví zákazníci, nové výrobky, změny v sortimentu aj. Běžně se podobné informace rozšiřují pomocí více či méně aktuálního tištěného bulletinu. Spíše mizivou efektivitu takového informování není nutné blíže rozebírat a hodnotit. Výše zmíněné informace mohou mít navíc nastavenu různou úroveň přístupu, aby se zobrazovaly jen příslušným zaměstnancům.

Spokojenost zaměstnanců

Společnost kladoucí důraz na kvalitní HRM nepochybně požaduje i méně formální informace, například o spokojenosti zaměstnanců. Samozřejmě se jedná o tu skutečnou, nikoli vysněnou či deklarovanou v rozporu se skutečností. Spokojenost zaměstnanců je jedním z klíčových výkonnostních ukazatelů firmy a její důležitost se stále zvětšuje.
Kvalitní průzkumy zaměstnanecké spokojenosti však bývají příliš složité, a hlavně nákladné. Pokud bude v HRM tento prvek zahrnutý, není problém se (klidně i anonymně, pokud je to považováno za výhodnější) zeptat zaměstnanců na cokoli: od jejich motivace přes názory na firemní politiku až po „ožehavosti" typu kompetence firemního managementu a jeho přínos pro růst společnosti.
Průzkum, coby součást HRM, lze jednak snadno připravit, jednak nevyžaduje od zaměstnanců žádnou mimořádnou námahu při odpovídání. Analýza získaných dat je pak otázkou jednoho kliknutí. Takto integrovaná spokojenost zaměstnanců s řízením lidských zdrojů poskytne managementu firmy rychlý a spolehlivý přehled o názorech a motivaci pracovních sil. Lepší stav při měření nákladů a produktivity následně zvyšuje produktivitu a zisk společnosti.

Přehled a administrativa

Důvěřuj, ale prověřuj, zní úsloví charakterizující další z významných vnitrofiremních problémů. Tím je přehled o tom, co zaměstnanci opravdu dělají. Nejde, přesněji nemělo by jít o nástroj z arzenálu Velkého bratra. I při maximální důvěře a benevolenci se stane, že nadřízený pracovník potřebuje informaci o aktuální či potenciální dostupnosti svého podřízeného, nebo jen kolega z pracovního týmu o svých spolupracovnících. Je zaměstnanec na návštěvě u zákazníka, na dovolené, odskočil si „na pár minut" z kanceláře? Kde vlastně je? Díky přístupu k jeho pracovnímu rozvrhu má i okolí přehled o jeho dostupnosti. S ohledem na rozšíření Microsoft Outlooku je žádoucí, aby zaměstnanci mohli své outlookové kalendáře synchronizovat s odpovídajícím funkcionalitou firemního HRM.
Užitečné je také propojení dalších informací o zaměstnancích, jako je telefonní číslo, e-mailová adresa, pracovní náplň, pozice a další. Je to mnohem pohodlnější, rychlejší a přesnější než používat ad hoc slepené podpůrné aplikace, prodírat se firemním telefonním seznamem nebo pobíhat po pracovišti a škemrat u kolegů.
Nezbytnou a často nejoblíbenější součástí práce zaměstnance je odměna za ni. Pohled na výplatní pásku je pro mnohé potěšením nad jiné. Administrace výplatních pásek je však drahá a časově náročná, neboť často zahrnuje také výdaje na tisk, obálky a poštovné. Podobně je tomu u přehledu zaměstnaneckých benefitů. Samoobslužný přístup zaměstnanců jim v ideálním HRM dovoluje prozkoumávat své výplatní pásky, informovat se o svých přehledech benefitů a přistupovat k dalším osobním dokumentům, jako jsou pracovní smlouvy a hodnocení pracovního výkonu. Úrovně zabezpečení také zde zaručují, že přístup k příslušným informacím má pouze ten zaměstnanec, jehož se týkají, a samozřejmě jeho manažeři a zaměstnanci z oddělení lidských zdrojů.

Spokojené oddělení HR

Řada výše zmíněných přínosů dobrého HRM se týká všech zaměstnanců, včetně pracovníků z HR. Existují samozřejmě specifické činnosti, jež vykonávají právě oni. Nástup nového zaměstnance bývá často provázen zmatky, protože levá ruka zapomněla říct pravé, co má dělat, popřípadě si na to ani nevzpomněla.
Potenciální zaměstnanec ještě před nástupem vygeneruje spoustu dokumentů a informací, které by v ideálním případě měly putovat s ním. Stačí změna statusu a je to. Současně systém ohlídá, aby měl kde sedět, na čem pracovat, znal své telefonní číslo a mail, dostal stravenky, neodtáhli mu auto kvůli špatnému zaparkování, neprošvihl seznamovací „chození s medvědem" a další náležitosti, které formují vztah mezi firmou a zaměstnancem.
Stejně tak je důležité, aby oddělení HR mělo průběžné informace o činnosti a závazcích zaměstnance během jeho práce pro společnost, aby jeho odchod probíhal stejně poklidně a harmonicky. I zde je kvalitní HRM pomocníkem více než užitečným.

Václav Urban
Autor je generálním ředitelem společnosti Exact Software CEE.