Během své praxe jsem navštívil stovky výrobních firem. Bohužel, jen několik z nich je hrdých na to, co jim jejich investice do nového informačního řešení přinesla. Proč tomu tak je? Kde se stává chyba? Jak poznat, že vybraný informační systém a služby jeho dodavatele budou aktivem, a ne pasivem? Na to se pokusím odpovědět v následujícím textu.

Výpočet návratnosti investice (ROI) do implementace informačního systému bývá často zlehčován, zpochybňován, někdy dokonce rovnou zatracen. Většinou jsou důvodem těžko vyčíslitelné přínosy, které vedou k nepřesnostem ve výsledné době návratnosti. Kdo však má s přínosy, které vznikají implementací kvalitního informačního systému, zkušenosti, dokáže je u nového projektu poměrně přesně odhadnout. Navíc i kdyby se po vlastní implementaci dospělo k rozdílu mezi odhadem a skutečností, už jen to, že se zákazník před projektem na dosažení přínosů zaměří, zvyšuje pravděpodobnost jejich dosažení.

Proč vybírat informační systém s ohledem na návratnost investice?

Pozná se tak, jestli si kupujete aktivum, nebo pasivum. Při rozlišení těchto dvou kategorií si můžeme vypomoci jednoduchým pravidlem z knih Roberta Kiyosakiho: aktivum je to, co nám peníze do kapsy vkládá, pasivum je to, co nám peníze z kapsy vytahuje. Když si pořizuji aktivum, říkám tomu investice, u pasiva je to prostě útrata.

Aby se výsledek implementace nového informačního systému dal považovat za aktivum, musí jeho používání měsíčně či ročně generovat víc přínosů než nákladů. Kromě toho, že rozdíl mezi přínosy a náklady musí být kladný, měl by být i dostatečně velký, aby se počáteční investice vrátila co nejdříve a dále generovala zisk. Zjednodušeně, po ukončení implementace musí být provozní přínosy co největší a náklady co nejmenší. Podívejme se nyní na několik zásad výběru takovéhoto systému ve výrobním podniku.

Jak eliminovat dodatečné náklady po implementaci ještě dříve, než začne?

• Vyberte si systém, který je určen výhradně pro výrobní firmy, a to nejlépe s vaším typem výroby. Takovýto systém je, na rozdíl od obecně nebo jinak zaměřených systémů, připraven na drtivou většinu vašich specifik. Vyhnete se pak zdlouhavému a nákladnému dodělávání systému pro vaše podmínky.
• Vyberte si systém, který má už v nabízené konfiguraci všechny funkcionality pro dosahování přínosů (viz níže). Mnoho firem se již spálilo tím, že pořídili pouze „evidenční“ systém. Některé firmy se pak musely smířit s tím, že jim nový informační systém mnoho nepomáhá, jiné musely doplňovat potřebné funkcionality za cenu blížící se původní investici. Oběma skupinám jejich informační systém v součtu peníze z kapes vytahuje.

Jak při výběru vytvořit co nejlepší předpoklady pro dosahování přínosů?

• Nový informační systém nesmí být jen nástrojem pro evidenci dat, ale také nástrojem pro podporu zlepšování výkonnosti firemních procesů. Z pohledu potřebné funkcionality je nezbytností workflow přes všechny firemní procesy, nástroj pro procesní kontroling (finanční opravdu nestačí) a rovněž pokročilé plánování s následným rozvrhováním výroby.
• Implementátor by neměl jen naistalovat a ohnout systém na stávající procesy. Tím se pouze zakonzervuje stávající stav a pokračuje stagnace. Naopak, měl by umět procesy „narovnat“ (v souladu se světovými standardy a best practices), umí navrhnout a realizovat jejich efektivní podporu informačním systémem a v neposlední řadě zavést mechanismy, které uživatele informačního systému dostanou do hry a udrží je v ní (motivační ukazatele).

Jakých přínosů můžete dosáhnout?

Pomiňme přínosy dosažené konsolidací více systémů do jednoho, nižší náklady na jeho údržbu, rychlost zpracování dat atd. Těch lze dosáhnout pomocí většiny lepších informačních systémů. Tyto přínosy jsou v kalkulaci ROI zahrnuty, nicméně pro výrobní firmu jsou podstatnější ty, které přinášejí zisk opakovaně či trvale, například:

• Zvýšení průtoku (větší tržby při stejných výrobních kapacitách za jednotku času) – vzhledem k obratům a ziskům firem znamená jakékoli dosažené procento téměř okamžitou návratnost investice do projektu.
• Materiálová optimalizace – snížení nákladů na držení zásob – nejde o pouhou snahu redukovat výši zásob, ale o optimalizaci obrátky zásob. Různé studie dokládají, že i v dnešní době, kdy jsou úvěry poskytovány téměř za nulu, jsou náklady na držení zásob minimálně deset procent jejich hodnoty.
• Snížení nákladů na operativu – redukce nutnosti objednávat kooperace, mimořádné směny a přesčasy, zbytečné ztráty při přenastavování, popřípadě čištění strojů apod.
• Plnění termínů – snížení nákladů na expresní dopravu a penále, zákaznická loajalita – nižší náklady na získání dalších zakázek.

S kvalitním systémem a dodavatelem lze samozřejmě dosáhnout celé řady dalších druhů přínosů. Ty jsou však obtížněji vyčíslitelné, nedají se použít v kalkulaci návratnosti, ale jsou velmi podstatným bonusem.

Jak lze výši přínosů, a tím i ROI, dopředu odhadnout?

Odhadnout výši přínosů ještě před nasazením nového informačního systému určitě umí ten dodavatel, který má s dosahováním přínosů dostatečné množství zkušeností z podobných projektů. Vždy je nutné posoudit aktuální stav procesů, dostupnou funkcionalitu informačního systému a způsoby jeho používání, aktuální způsob řízení a motivace lidí, firemní kulturu apod. Tento stav se porovná s možným „cílovým“ stavem – optimalizované procesy, dodatečná funkcionalita informačního systému, nový systém procesních ukazatelů, nový motivační systém atd. Rozdíl mezi současným a cílovým stavem určuje potenciál zlepšení v jednotlivých oblastech a ukazatelích podniku.

Kalkulace ROI ovšem není jednostrannou záležitostí, ale vždy spolupráce dodavatele a zákazníka. Na základě svých zkušeností dodavatel navrhne cílový stav, který nakonec musí potvrdit zákazník. Dodavatel v rámci předběžné analýzy může stanovit či navrhnout oblasti ke zlepšení. Pro kalkulaci je nutné přínosy kvantifikovat, přičemž stanovená čísla – jejich výpočet, použitá vstupní data, cílové hodnoty včetně nástroje a způsobu jejich dosažení – je třeba objektivně doložit.

Jaké jsou další výhody kalkulace ROI?

Vypracovaná kalkulace ROI pomůže nejen pro objektivní výběr informačního systému, ale také v dalších fázích implementace:

• Potenciální přínosy jsou již stanoveny, takže je ušetřen čas při plánování projektu.
• Procesy v novém informačním systému mohou a měly by být navrženy s ohledem na očekávané přínosy. Díky ROI existují argumenty pro prosazení nezbytných procesních změn.
• Navrhované úpravy systému lze posoudit nejen z pohledu doplnění či změny funkcionality, ale také toho, zda přispívají k dosažení přínosů, či nikoliv.

Konečným smyslem ROI je posouzení, zda investice byla, nebo nebyla úspěšná. Výsledné hodnocení je argumentem pro případné rozšíření nebo upgrade, tj. další investice do informačního systému.

Závěrem

Nejdůležitějším faktorem úspěchu nebo neúspěchu výběru a nasazení nového informačního systému je zákazník sám. Pokud se totiž na projekt nedívá optikou přínosů a návratnosti, většinou zvolí „levnější“ pasivum. Tuto optiku používá, logicky, majitel, nebo správně motivovaný management. Bohužel, často se stává, že majitel podniku není do výběru informačního systému zapojen vůbec a management přenáší velkou část zodpovědnosti za výběr řešení na klíčové uživatele. Přitom se přeceňuje důležitost pocitů uživatelů, jak se jim se systémem bude pracovat – vybírají se stejným způsobem do podniku například nové stroje? Uživatelé také podvědomě upřednostňují systémy, které řeší jejich oblast co nejpodobněji tomu, na co jsou zvyklí (často zastaralým a neefektivním způsobem). Na výběru informačního systému, který bude nejpřínosnější pro firmu jako celek, však zainteresovaní nejsou.

Petr Šperka Autor působí ve společnosti ITeuro na pozici obchodního manažera.