V oblasti ERP systémů jsou dnes nejčastěji zmiňovány trendy, jako je cloud, mobilita, automatizace procesů, stále širší pokrytí podnikových procesů nebo rostoucí tlak na kvalitu uživatelského prostředí (user experience). Do jaké míry se uvedené trendy odráží v reálném provozu a požadavcích firem? Které trendy byste vyzdvihl vy? 

Všechny zmiňované trendy se v požadavcích odráží, ale obecně dominuje především snaha o co nejširší záběr daného řešení. Nemyslím tím ale jen šířku samotného softwaru, ale také služby, které dodavatel k systému poskytuje. Pokud vztah funguje, zákazník rád dodavateli přenechává další agendy a oblasti, protože je to jednodušší, než budovat vztahy s jinými dodavateli od nuly.

Druhým významnějším trendem je pak právě zmiňovaný tlak na modernější a intuitivnější uživatelské rozhraní ERP – do firem přicházejí noví lidé, kteří jsou zvyklí na určitou úroveň uživatelského komfortu z mobilních přístrojů, které denně používají. A od korporátní sféry očekávají podobné podmínky. Nechtějí pracovat ve firmách, které zamrzly na softwaru a uživatelském rozhraní z devadesátých let.

Co podle vás hraje, resp. mělo by hrát klíčovou roli při výběru ERP systému? Které atributy moderního ERP systému podniky podceňují a které naopak přeceňují? 

Je třeba si uvědomit, že dobře zavedený ERP systém se v podstatě stává nervovou soustavou firmy. Při výběru systému je proto třeba se zaměřit nejen na to, co si pořídit a jak systém zavést, ale také na to, co bude se systémem dále. Za pět, za deset let. Představu, že lze ERP zakonzervovat a po sedmi letech naimplementovat znovu, je třeba jednoznačně odmítnout. Tyhle změny firmy stojí čím dál tím více času a peněz. Naopak je třeba myslet na to, jak systém dlouhodobě udržovat stále aktuální.

A co se přeceňuje? Aktuální potřeby. Firmy mnohdy kladou důraz pouze na požadavky, které aktuálně potřebují. A přitom po roce se stejně objeví nové důležité požadavky, o kterých ve chvíli výběru ještě nemají ponětí. Budu se opakovat, ale je třeba se dívat dopředu. Důležité je především to, jak pružně bude dodavatel schopen – a jestli vůbec – plnit budoucí požadavky na rozvoj systému. Výběr ERP systému není věc, která skončí implementací. Jde o jedno z nejdůležitějších dlouhodobých partnerství v byznysu každé společnosti.

Vybrat si vhodný ERP systém je pouze první krok k získání efektivní podpory firemních procesů. Klíčem k úspěchu bývá především kvalitní implementace. Kde jsou podle vás kritická místa ERP projektů? Jaké jsou nejčastější problémy, které při implementaci ERP systému řešíte? 

Dobře provedená implementace je opravdu základem úspěchu. Implementační týmy dnes mají praxí ověřené know-how, jak věci v oboru standardně řešit. Pokud si firma nechá toto know-how dodat, získá za své peníze nápady a dlouhodobou udržitelnost řešení. Pokud si ho vymyslí sama, získá za své peníze především čas programátorů a dlouhodobou udržitelnost řešení snižuje. Tím ale nechci říct, že by se firmy měly vždy přizpůsobit systému. Je třeba si jen jasně definovat, ve kterých procesech se ukrývají konkurenční výhody, a ty pomocí úprav akcentovat. A ve zbytku se spolehnout na ověřené postupy podchycené v systému.

Úskalím dnes často bývá také přístup firem, které se mnohdy spoléhají na to, že výběr systému za ně udělá poradenská firma a vybraný software jim pak bude firmu řídit. A mnohdy pak skončí ve slepé uličce. Je třeba si uvědomit, že výběr a zavedení systému vyžaduje plnou účast vedení při definici požadavků, implementaci i následném rozvoji systému. Aktivní přístup managementu je zárukou toho, že systém přinese velmi rychle výsledky a nebude firmu brzdit v dlouhodobém rozvoji.

Vaše společnost byla jednou z prvních, které zákazníkům nabídly ERP systém formou služby z vlastního datového centra. Bylo to v době, kdy spousta odborníků ještě tvrdila, že strategické systémy, jako je ERP, nelze v cloudu úspěšně a efektivně provozovat. Dnes už se nad cloudovým ERP nikdo nepozastavuje a stále více firem jim z různých důvodů dává přednost. Jak zpětně hodnotíte, že jste u nás byli v ERP cloudu průkopníky? 

Firmy denně používají ke svému provozu automobily, ale kolik z nich má vlastní tým automechaniků? Pokud má IT infrastruktura fungovat ve firmě spolehlivě, potřebujete velmi silné IT oddělení, které se neustále vzdělává a sleduje vývoj na trhu. V oblasti středních podniků je podobné zázemí v podstatě nezaplatitelné. Bylo tedy jen otázkou času, kdy si zákazníci dokážou spočítat, že cloudový provoz není rozprostřená cena za server do pěti let. Že je důležitější know-how lidí okolo.

Nic bychom tedy jinak neudělali. Při vší skromnosti jsme i v tomto případě udělali to nejlepší, co jsme udělat mohli :) Pod jednou střechou navíc u nás sedí i ti konzultanti, kteří mají „kádvojky“ našich zákazníků na starosti, a to je k nezaplacení.

Jak se za dobu existence vaší společnosti proměnili vaši zákazníci? Jak se v průběhu let měnily požadavky zákazníků a jejich postoj k řešení ERP projektů? Jsou dnes např. firmy schopné lépe definovat zadání IT projektu a lépe spolupracovat na implementaci řešení? 

Obecně určitě ano. Tak jako jsme vývoj prodělali my, prodělali ho i naši zákazníci. Neustále se zvedá laťka očekávání od ERP, protože firmy stárnou a nabírají zkušenosti. Obzvláště v případech, kdy přecházejí z jiných systémů a jsou na nějakou úroveň práce s daty již navyklé. Jsou už i schopné lépe definovat požadovaný stav, protože již znají úskalí se změnou spojená. Záleží ale i na fázi, v jaké daná firma je – jestli si teprve hledá pozici na trhu, nebo je již stabilní a ví, co opravdu potřebuje.

Mezi vašimi zákazníky jsou jistě i firmy, které na informační systém K2 přecházely z různých účetních programů a excelovských tabulek. Přechod na ERP systém v takovém případě znamená výrazný zásah do stylu řízení a dosavadní práce. Firma opouští styl řízení „teď to zařídíme jednoduše, s problémy se nějak vypořádáme později“ a přijímá styl „teď to nastavíme pořádně, později se nám to vyplatí“. Pro mnoho firem je taková změna jistě velmi náročná. Máte nějakou metodiku nebo alespoň doporučení, jak úspěšně zvládnout přechod z účetního softwaru na ERP systém? 

Nejdůležitější je zbavit takovou firmu představy, že se vše vyřeší samo. Bez aktivní účasti, času, energie, nasazení a porozumění ze strany majitelů a managementu čeká firmu pouze výsledek, který se velmi podobá původnímu stavu. ERP se stane pouhým účetním systémem a systémem pro vystavování dokladů. Máme 25 let zkušeností, takže se snažíme nároky na management při zavádění systému vysvětlovat již ve fázi obchodních jednání. V každém případě by firma měla mít jasno v tom, co chce, proč to chce a co jí to má přinést.

Kádvojka nachází uplatnění v mnoha odvětvích. Jak se vypořádáváte se specifickými procesy a požadavky zákazníků v různých odvětvích? Pokud vím, K2 nemá branžová řešení a nadstavby. Dají se všechny požadavky zákazníků vyřešit nastavením systému a případně integrací se specializovanými aplikacemi? 

Netlačíme na trh různé verze produktu upravené pro jednotlivé branže, přesto řešení pro branže máme. Je nutné si uvědomit, že K2 přichází každý rok s novou verzí. Branžové řešení pro farmacii z roku 2012 se bude lišit od toho v roce 2016. Volíme jiný přístup – branžově popisujeme procesy, které aktualizujeme podle získaných zkušeností.

Vše se nedá pokrýt jen nastavením systému, proto je K2 otevřená – od návrhu databáze přes logiku systému až po návrhář uživatelského rozhraní, formulářů a výstupních sestav – aby bylo možné systém upravit na potřeby jakékoli společnosti. Toto je základním stavebním kamenem, nad kterým naše řešení stavíme. Je pak na zákazníkovi, jestli vše nechává na nás, nebo K2 využije jako platformu, nad kterou mu jeho vlastní IT vyvíjí systém dále. V základní licenci získává zákazník ale naprosto stejné prostředí pro rozvoj Informačního systému K2, jako mají naši konzultanti.

Pokrytí tolika odvětví musí být náročné i z hlediska personálního obsazení projektových týmů. Dobrý konzultant prý musí znát problematiku a specifika podnikání svého zákazníka lépe než on sám. Je to pravda, nebo spíš nadsázka? 

Asi to bude pravda, protože lidé, kteří se u nás nedokázali prosadit, často končí v jiných IT společnostech na řídících pozicích :) Nároky na lidi máme velké, ale to právě ve výsledku působí motivačně a lidé u nás právě z tohoto důvodu zůstávají. Mají stále touhu se rozvíjet, když okolo sebe vidí kreativní prostředí chytrých a inspirativních lidí. Pronikají do dalších a dalších oborů, dokážou se nadchnout pro věc a předávat své zkušenosti dále. Konzultanti a projektoví manažeři musí u nás zvládnout terminologii a problematiku každé své firmy. Proto, aby se dokázali se zákazníkem bavit jeho jazykem a pochopit jeho potřeby. Možná tak ze začátku nevědí více a možná ne ve všech případech, ale dokázali bychom vyjmenovat nemálo firem, kde nejde o nadsázku, ale opravdu to tak je. Nemají totiž klapky na očích a mají srovnání odjinud.

V oblasti IT začíná být nouze o talenty, na trhu práce dnes jednoznačně převažuje poptávka nad nabídkou. Jak se vám daří hledat a udržet ty správné lidi? 

Trh práce je také trh, takže i tady často dochází k cenové válce. I tady ovšem platí, že k ní dochází právě tehdy, pokud je cena jedinou zbraní a motivační hodnotou, kterou dokážete nabídnout. Je třeba se zaměřit na jiné hodnoty. Našim lidem nabízíme především jinou náplň práce, než je na IT trhu obvyklé. Programátoři nesou zodpovědnost za směřování, vzhled a rozvoj velkého produktu. Konzultanti jsou zase u nás zároveň analytiky i vývojáři customizací neboli uživatelských úprav. Sami si volí, na kolik jsou pro ně jednotlivé role zajímavé. A sami si tak vlastně určují svou vlastní pracovní náplň. Tohle nabízíme jako jediní na trhu. A daří se nám díky tomu získávat právě tolik lidí, kolik aktuálně potřebujeme.