Nejprve je třeba si položit základní otázku: Proč potřebuje malá firma informační systém? Je to „nutné zlo“ anebo „konkurenční výhoda“?

Varianta první
Jen nutné zlo

Každý musí vést povinné účetnictví, DPH, mzdy atd. Pokud není jiný důvod pro pořízení IS, pak stačí nějaká levná krabice. Anebo ještě lépe outsourcovat celou aktivitu k účetní firmě. Máme-li vlastní účetní, nechť si vybere něco, co zná. V každém případě by věci kolem IS měly být rychlé, levné a bezbolestné. Jediné, čemu stojí za to věnovat pozornost, je případná možnost budoucí integrace (webservices, možnost automatického importu/exportu dat, …). To pro případ, že v budoucnosti nastane situace číslo 2, tedy potřeba získat konkurenční výhodu.

Varianta druhá
IS jako nástroj konkurenceschopnosti

Co musí splňovat IS, aby přinesl konkurenční výhodu, je předmětem řady jiných článků. Pro úplnost jen připomeňme tři (z našeho pohledu zásadní) vlastnosti:

• procesní pojetí (zejména v klíčových procesech),
• možnost vnesení vlastního know-how (nespoléhat se na branžová řešení),
• rychlá přizpůsobitelnost, a to i v čase dle měnících se požadavků.

Zaměřme se však v souladu s tématem na vlastnosti, které by měly u IS typicky „navíc“ hledat malé firmy. Vyjděme přitom z charakteristik, uvedených v úvodu: 1. Ve firmě není interní správce IT. Je tedy nutno minimalizovat úsilí vynakládané na správu IS. K tomu napomůže:

• možnost externí správy pomocí vzdáleného přístupu,
• automatická archivace (zajištění bezpečnosti dat),
• při problému automaticky odeslání mailu (SMS) externímu správci,
• aktualizace dle legislativy či jiných nových nastavení bez nutnosti složité instalace, např. technicky pomocí webových služeb, lidsky volbou ze seznamu novinek.

2. Malá kapacita na zavádění IS. V malé firmě obvykle není čas ani kapacita stěžejních pracovníků věnovat se systematické analýze a plánování implementace. Proto IS musí umožnit:

• základní zprovoznění v obecném nastavení,
• a zejména následné procesní přizpůsobení, neboť teprve s užíváním informačního systému budou všichni schopni ale i nuceni formulovat své požadavky.

3. Soustředění na klíčové procesy. Na procesy se můžete soustředit jen v dobře vymyšleném procesním informačním systému. Ať jste malí nebo velcí. To ovšem neznamená jen to, že IS umí překlopit dodací list do faktury - ale o procesním řízení si můžete taky počíst jinde. Malá firma má výhodu, že klíčových procesů není moc , obvykle je aspoň někdo dokáže dobře popsat a lze nad nimi bez větších potíží udržet (i dlouhodobě) komplexní nadhled. Není nijak složité určit kompetence i rozpočty procesů a přiřadit jim potřebná data. V malé firmě je však typicky potřeba také pamatovat na to, že se musí nějak zajistit i procesy neklíčové, které jsou často outsourcovány (účetnictví, sklady a logistika...). Tedy hledat takový IS:

• který umí zajistit integraci s IS outsourcingové společnosti ideálně on line (webservices),
• v němž mohou pracovat pracovníci outsourcingové společnosti například prostřednictvím vzdáleného přístupu,
• jenž umožní maximální automatizaci (automatické účtování, …) v návaznosti na údaje klíčových procesů.

4. Omezený počet dodavatelů či odběratelů s úzkými důvěryhodnými vazbami. Tuto skutečnost lze dobře využít a navázat spolupráci na úrovni IS, například:

• vzájemná integrace s IS obchodních partnerů,
• možnost částečného využití jejich IS (např. výrobce má jako webservice „konfigurátor výrobku“, který zkalkuluje cenu – náš IS umí tuto jeho funkci automaticky využít do nabídky konečnému zákazníkovi),
• využití čárových kódů dodavatelů ideálně se současně poskytnutým souborem (anebo lépe webservices), obsahujícím údaje o tom, co dodávají a jak je to označené.

Závěr

Na závěr pro Vás máme myšlenku, kterou sice nevyslovil žádný informatik, nicméně je i v našem oboru a ve výše uvedeném kontextu velmi dobře použitelná. „Hádanky jsou staré a odpovědi k nim jsou také staré. A mnohé ty odpovědi jsou dobré a správné. Ale tobě budou správnými, když je pochopíš sám a v okolnostech svých, jen sobě vlastních“ (Tomáš Garrigue Masaryk).

Ing. Jaroslav Janda Autor článku je ředitelem společnosti BM Servis s.r.o.