Letošní verze Informačního systému K2 dostala jméno K2 mia a představena bude 13. listopadu v brněnském divadle Reduta. Ze všech vylepšení a inovací zmíním tři.

Po úspěchu, který jsme v posledních letech zaznamenali s integrovaným řešení pro e-shopy, jsme se rozhodli pro posílení našich aktivit v oblasti webu. Zaměřili jsme se tentokrát na webové stránky a zjistili, že velké množství z nich neodpovídá aktuálním trendům. A protože se stírají rozdíly mezi tím, co je ještě e-shop a co už je webová prezentace, rozhodli jsme se zařadit weby mezi oblasti řešené Informačním systémem K2. Data pro webové stránky, jakými jsou například kontaktní informace, adresy poboček, termíny školení a také textové stránky, jsou tak zadávána a upravována přímo v Kádvojce a následně pouze zobrazena na webu a e-shopu. Kádvojka tak dnes plnohodnotně nahradí systémy pro správu obsahu, jako jsou WordPress či Drupal. Změní se telefonní číslo? Už není potřeba myslet na to, že je nutné najít někoho, kdo to opraví na všech webech a e-shopech. A na Intranetu, protože v počtu webových prezentací není v K2 omezení. Stačí informaci opravit v ERP systému a máte hotovo.

Druhou oblastí, které se intenzivně věnujeme, je sdílení dat mezi více firmami. Máte dceřiné společnosti nebo chcete mít dva právní subjekty, které budou prodávat z jednoho skladu? Chystáte se otevřít pobočku v zahraničí? Máte dvě možnosti. Tou první možností je, že založíte v systému novou firmu (databázi), nakopírujete nějaká data a začínáte fungovat. Každá firma ale funguje autonomně, vzájemně o sobě nevědí. Anebo vědí jen do té míry, jak bylo na začátku dohodnuto a naprogramováno. Například aby se při založení karty zboží založila karta i v druhé společnosti. Nebo aby saldokonto odběratele sčítalo data z obou firem. My dnes nabízíme také druhé řešení. Sdílíte data a určujete, co má být v které firmě přístupné. Například to, že daná karta zboží z centrálního sdíleného číselníku má být dostupná pouze pro jednu firmu. Získáváte rychlost, pružnost, transparentnost a skutečnou možnost něco s pomocí ERP systému ovlivnit. První možnost je obvyklá a měl by ji umět nabídnout jakýkoli systém. Druhá možnost je unikát, je za ní neuvěřitelné množství práce. Naši zákazníci díky ní získávají systém, se kterým mohou růst a expandovat.

Třetí a zřejmě nejzásadnější inovací je první představení webového klienta K2 v technologii HTML5, který plnohodnotně zpřístupňuje celý Informační systém K2 na webu. Zde bych byl rád, kdyby hosté na naší konferenci byli těmi prvními, kteří se seznámí s detaily našeho průlomového řešení.

Není každoroční vydávání nových verzí systému příliš hektické? Jak na tuto strategii reagují vaši zákazníci? Stíhají s vámi držet krok? Aktualizují pravidelně, nebo po větších krocích?

Začnu odpovědí na poslední otázku. Větší část zákazníků aktualizuje Kádvojku jednou za dva roky. Jednu verzi tak vždy přeskočí. Pak existuje zhruba 20 % klientů, kteří patří mezi ty aktivní, kteří chtějí aktualizovat co nejdříve po vydání nové verze. A přibližně stejný počet firem by nejraději neaktualizoval vůbec. Nové verze uvolňujeme na trh v pravidelných ročních intervalech už 10 let. Patří to ke značce K2 stejně jako třtinový rum a bílý písek ke Karibiku nebo palmový olej k Nutelle. Noví zákazníci to často vnímají jako podstatnou výhodu. Podíváme-li se na důvody, proč firmy s obratem nad 100 milionů Kč mění systém, tak zjistíme, že nejčastěji zmiňují zastaralost původního systému, který přestal vyhovovat jejich potřebám. Protože si povídáme o informačním systému, tedy o systému určeném pro řízení firem, rozhoduje o tom, na které straně spektra firma stojí, především to, jakou roli v ní informační systém hraje. Stále totiž platí, že v mnoha firmách je informační systém považován za ten program, ve kterém se vystavují faktury a vede účetnictví. Této skupině by pak zřejmě dostačovala aktualizace ve formě legislativního balíčku. Takové firmy mezi našimi klienty prakticky nemáme a ani mít nechceme. Pro nás je zajímavé spolupracovat se společnostmi, které se chtějí rozvíjet, zlepšovat a růst.

Každá aktualizace verze představuje určitý zásah do fungování firmy. My sami aktualizujeme naši Kádvojku asi měsíc před oficiálním uvolněním verze. Kdybyste měli příležitost poslouchat názory některých našich uživatelů, zaznamenali byste i věty typu: „No hlavně, abych nemusel/nemusela používat nic nového.“ nebo větu: „To stejně nebude fungovat.“ Naštěstí těchto lidí nemáme ve firmě mnoho. Myslím si, že si každý vybaví konkrétní tváře spojené s podobnými větami ve svých firmách. Lidé se často a rádi brání změnám a svým šéfům dávají svůj postoj zřetelně najevo. Mnohem levnější a efektivnější je v těchto případech nediskutovat a direktivně rozhodnout. S pocitem zadostiučinění se pak dívám na to, jak snadno a rychle daná změna proběhla. Zároveň je každá aktualizace také příležitost. Okolní prostředí se mění stále rychleji a informační systém na tyto změny musí reagovat. Automatizační trendy, přesun byznysu na internet, sdílení dat, nároky na kybernetickou bezpečnost... Vše představuje výzvy, kterým čelíme. Chceme, aby naši klienti využili příležitost spojenou s aktualizací na novou verzi Informačního systému K2 a inovovali také vybrané postupy. Jedenkrát za rok je to pro ty nejdynamičtější firmy. Jednou za dva roky je to dle našeho názoru optimální.

Kádvojka byla jedním z prvních ERP systémů, který se zaměřil na tzv. user experience. Přišli jste s konceptem uživatelsky přívětivého systému nejen z hlediska jeho vzhledu, ale i ovládání. Nacházíte v tomto směru stále nějaké prvky k vylepšení? Najdeme některé z nich v nové verzi?

Uživatelské rozhraní ERP je rozsáhlá oblast, kde neustále nacházíte celou řadu možností, jak věci zlepšovat. Hned na začátku jsme řešili jedno dilema. Můžete začít omezovat funkčnost a tím zjednodušovat. My jsme se vydali cestou zjednodušování přístupu k těm mnoha funkcím, které od ERP systému očekáváte. Je to trochu jiná cesta než to, na co jsme zvyklí u mobilních aplikací. Tam v drtivé míře preferujeme jednoduché aplikace s konkrétním účelem. U ERP systémů nejdříve uživatelé očekávají jednoduchost. Bývá to i častým kritériem při výběru nového systému, protože platí už dříve uvedené, že lidé se bojí, zda zvládnou změnu. Postupně však uživatelé chtějí více. Už jim nestačí zvládnutí základních postupů, chtějí se k informacím dostávat rychleji a snadněji, začínají rozumět vazbám v novém systému. Tam, kde by na začátku stačil formulář s pěti políčky, je po roce užívání obrazovka, která je šitá na míru potřebám konkrétní pozice v konkrétní firmě. Proto jsme striktně oddělili návrh vzhledu formulářů Kádvojky od programování. Díky tomu je dnes součástí Informačního systému K2 také návrhář formulářů, ve kterém je vytvořen celý standardní vzhled našeho systému. A zároveň je to nástroj, díky kterému mohou naši konzultanti nebo přímo naši klienti upravovat vzhled Kádvojky dle specifických požadavků uživatelů. Zpětná vazba z provozu vede ke spoustě drobných vylepšení Kádvojky. Z těch zásadních, které jsme připravili do nové verze K2 mia, bych uvedl především kontingenční tabulky pro analýzy dat přímo v systému nebo inovovanou stromovou komponentu, kterou budou používat například uživatelé našeho modulu projektového řízení.

Žijeme v době, kdy jsou lidé do značné míry závislí na mobilních technologiích a internetu, které změnily způsob, jakým komunikujeme a jak pracujeme s informacemi. Stále méně si pamatujeme, protože všechny informace máme na dosah, spoléháme se na to, že vše lze snadno vyhledat a sdílet. Ovlivňuje tato změna chování uživatelů nějak vývoj ERP systémů? Projevuje se nějak konkrétně v nových verzích K2?

Mobilní technologie ovlivňují uživatele nejen tím, že očekávají jednoduchý přístup k požadovaným informacím a intuitivní ovládání. Především nastupující generace mladých lidí předpokládá technologickou vyspělost svých budoucích zaměstnavatelů. Do té řadí mimo jiné také to, jaký informační systém a jakým způsobem ho daná firma používá. A nekončí to jen u informačního systému. Svou roli hraje i aktuálnost specializovaných aplikací. Setkal jsem se se situací, kdy jedna strojírenská firma hledala konstruktéra. Na základě pracovních pohovorů si vybrali uchazeče, dohodli se na podmínkách a následně mu ukázali pracovní prostředí. Až tam dotyčný zjistil, že by musel používat o dvě generace starší verzi konstrukčního programu, než se kterým pracoval ve škole, a nabídku odmítl. Dle mého názoru je dnes moderní informační systém a technologické vybavení firem stejnou nezbytností jako kvalitní kanceláře a příjemné pracovní prostředí. Pokud prací u počítače trávíme většinu své pracovní doby, pak se na příjemnosti pracovního prostředí podílí kvalita používaného softwaru zásadně a více než květiny na oknech.

V otázce jste ještě zmínil jedno téma, a tím je sdílení informací. V tomto bodě už ERP systém sám nestačí. Informační systém je v tomto případě jen nástroj v rukách managementu, který rozhoduje o tom, jaké informace se ve firmě sdílí. Lidé často zadávají data do informačního systému a nerozumí tomu, k čemu jsou ta data určena a jak ovlivňují chod firmy. Jejich postoj je pak nejčastěji charakterizován jako nezájem. Sdílení informací a transparentnost určitě pomáhají v tom, aby lidé viděli ve své práci smysl. Teprve pak jim začne na tom, co dělají, záležet.

Petr Schaffartzik je ředitelem systémové integrace ve společnosti K2 atmitec, která vyvíjí už od svého založení v roce 1991 podnikový informační systém K2, který dnes pomáhá podnikům a organizacím různých velikostí v mnoha odvětvích. K2 atmitec tak může stavět na bohatých zkušenostech ze stovek ERP projektů. Se svými zákazníky navíc udržuje velmi úzký kontakt a získává zpětnou vazbu a podněty pro další vývoj svého produktu, ale také přehled o tom, co dnes podniky opravdu trápí a jak by jim v tom mohl informační systém pomoci.

Pro mnoho firem je dnes hlavním limitující faktorem jejich dalšího rozvoje nedostatek pracovníků. Podniky se potýkají s tlakem na vysokou produktivitu, ale současně i kvalitu. Udržet si v takovém konkurenčním prostředí ziskovost není snadné. Ze všech stran dnes slyšíme, že řešením této výzvy je digitalizace. Co si pod tím ale máme konkrétně představit? Jakým způsobem mohou podnikům moderní technologie pomoci?

Zjednodušeně bych řekl – nahraďte lidi technologiemi všude tam, kde nepotřebujete lidské rozhodování. Automatizace ve výrobních podnicích pod názvem Průmysl 4.0 se diskutuje velmi často. Zkusil bych se zaměřit na mnohem jednodušší principy, které přímo souvisí s informačními systémy. Obecně se mi velmi líbí přístup, se kterým jsem se před 20 roky seznámil v německých firmách, kde se striktně sledoval poměr produktivních a neproduktivních lidí. A není to myšleno hanlivě. Produktivní lidé jsou například lidé z výroby, kteří vytváří přidanou hodnotu. Neproduktivní lidé jsou v administrativě a jejich úkolem je zajistit chod firmy. Právě tato kategorie tvoří podstatnou část uživatelů informačních systémů. Měli bychom neustále hledat cesty k tomu, aby rutinní práci řešil systém sám a uživatelé se zabývali jen výjimkami. Je naprosto běžné, že dnes už netiskneme dokumenty, ale máme ve firmách definované vstupní body, kde skeny dokumentů vstupují do systému, a další jejich oběh po firmě je plně elektronický. Používáme EDI pro elektronickou výměnu dokumentů s dodavateli a odběrateli. U e-shopů zase očekáváme, že nám běžná objednávka propadne celým systémem včetně fakturace a pokynů k vyskladnění plně automaticky bez zásahu obsluhy. Internet věcí, známý pod zkratkou IoT, zase otevírá možnosti pro automatický sběr mnohem obsáhlejších dat, která by ručně nebylo efektivní do systému pořizovat. Nicméně tato data mohou být klíčová pro odběratele a mohou znamenat konkurenční výhodu.

Snad se mnou budete souhlasit, když řeknu, že vztah mezi zákazníkem a dodavatelem ERP systému přesahuje běžný obchodní vztah. Pokud má úspěšně a dlouhodobě fungovat, musí jít do určité míry o symbiózu založenou na hlubším porozumění a pochopení potřeb zákazníka a jeho specifických potřeb. Současně ale platí, že některá specifika jsou ve skutečnosti jen (zlo)zvykem a překážkou dalšího rozvoje, přijetí inovací a best practices daného odvětví. Daří se vám se zákazníky tyto překážky překonávat?

Je to velmi individuální a skutečně je to závislé na osobnostech, které stojí na straně zákazníka. My se snažíme na Kádvojku dívat jako na prostředek, jehož nasazením máte více peněz vydělat a také více peněz ušetřit. Proto se snažíme bojovat s tím, že daná věc musí fungovat přesně tak a tak, protože stejně se to dělá už 10 let. Potřebujete zkušenosti, argumenty a odvahu na straně dodavatele ERP. A vůli a iniciativu na straně zákazníka. Už při obchodních schůzkách potenciálním klientům říkáme, že nasazení ERP není jen o pořízení licencí a personálně zabezpečené hotline podpoře. Možná proto máme mezi našimi zákazníky v drtivé většině firmy, kde se majitelé a generální ředitelé opravdu aktivně podílejí na jejich řízení. A možná také proto se nám daří tyto překážky úspěšně překonávat.

Jak často říkáte ne, když zákazník požaduje úpravu, o které víte, že pro něj bude v důsledku kontraproduktivní? Razíte strategii, že zákazník má vždy pravdu, nebo se mu snažíte vysvětlit, když pravdu nemá, a doporučit lepší řešení?

Snažíme se diskutovat a říkat svůj názor. A obvykle najdeme řešení, které splní očekávání zákazníka a zároveň není kontraproduktivní. Mnohem složitější je situace, kdy si úpravy řeší zákazník pomocí vlastního IT nebo pomocí externistů. Informační systém K2 je na trhu znám svými prakticky neomezenými možnostmi individuálních úprav. Rádi říkáme, že cokoli si umíte představit, lze v K2 udělat. To také znamená, že můžeme velice snadno systém stále více komplikovat a zahltit věcmi, o kterých po čase nedokážeme říct, k čemu vlastně jsou. Nebo proč fungují tak, jak fungují. Lidé, kteří si je prosadili, už často ve firmě nejsou, mnohdy je ajťákovi úplně jedno, co a pro koho dělá, protože se hlavně snaží vyhovět. Pro nás není důležité, kdo dělá úpravy. Zda jsou to naši vlastní lidé, nebo informatici, které zaměstnává nebo s nimiž spolupracuje náš zákazník. Z dlouhodobé perspektivy se ukazuje, že mnohem důležitější je to, jak úpravy Kádvojky dělají. Zda umí a zda chtějí přemýšlet o tom, co je za prvním rohem. Jak zapadá požadavek do celkového konceptu. Jaká je vůbec jejich pozice ve firmě, zda mají rozhodovací pravomoc, nebo jsou to pouze ty ruce, které plní úkoly. V těchto bodech se na zákazníky snažíme působit a u externích informatiků jsme vsadili na propracovaný systém školení. Ctíme jednu zásadu, o které jsme už dnes také mluvili. Jedná se o sdílení. V tomto případě sdílíme naše know-how v oblasti úprav Kádvojky až do té míry, že externí informatici mají v rámci certifikačních programů k dispozici naprosto stejné informace a nástroje jako naši vlastní lidé.

Především díky cloudu se v posledních letech začala měnit role IT oddělení ve firmách a organizacích. Technologické aspekty podnikových aplikací hrají stále menší roli, což posiluje emancipaci uživatelů i liniových manažerů v přístupu k inovacím – výběru a implementaci nových řešení. Dotýká se uvedený trend nějak i oblasti ERP? Setkáváte se s ním v praxi?

Nevnímám to jako nějaký nový trend. Vždy jsme se u našich klientů setkávali s inovátory, kteří se snažili prosazovat nová řešení. V oblasti zavádění novinek obecně platí, že informační systém nesmí nástupu nových technologií bránit. Nezáleží na tom, zda chcete automaticky posílat data ze systému do výrobní linky nebo identifikovat uživatele podle biometrie. Systém musí být postaven tak, a Kádvojka to splňuje, aby na tyto potřeby a požadavky dokázal reagovat pružně. V oblasti vlastních inovací v Informačním systému K2 si udržujeme velice slušné tempo, o kterém jsem hovořil už ve spojení s vydáváním nových verzí. Jsme přesvědčeni, že dodavatel ERP systému by měl být inspirací pro své klienty. A jsme rádi, že nám mnozí z nich říkají, že tou inspirací jsme. A to nejen produktem, ale i lidmi a prací s lidmi.

Jakou budoucnost předpovídáte ERP systémům? Čeká ERP systémy v nejbližších pěti letech nějaká zásadní změna? Například ve spojení s internetem věcí, rozšířenou realitou nebo umělou inteligencí, jejíž uplatnění nyní zažívá velký boom?

ERP systémy jsou obecně stále vnímány jako něco, co je interní záležitostí firmy. Myslím si, že budoucnost leží v mnohem větším sdílení vybraných funkčností. Očekávám, že bude naprosto nezbytné, aby se podstatná část ERP systémů přesunula na internet, kam budou publikovány aplikace a data pro celý okolní svět. Už dnes se začíná ztrácet rozdíl mezi tím, co je ještě e-shop, co jsou webové stránky firmy a co je ERP systém. Úspěch bude záviset nejen na vizuální stránce publikovaných aplikací, ale především na datovém obsahu, správnosti a aktuálnosti datových zdrojů. Je nepředstavitelné, že by tato data mohla být pořizována a aktualizována ručně. Řešením není ani programovat druhé ERP skryté pod nějakým webovým portálem. ERP systémy tak musí už dnes být připraveny na to, aby si udržely pozici nervové soustavy firmy a zůstaly hlavním a nejdůležitějším zdrojem dat, který je publikován všemi kanály, které nám technologie nabízí. U problematiky umělé inteligence jsem trochu opatrnější. Bude chvíli trvat, než budeme ochotni svěřit rozhodování o dění ve firmách někomu jinému, než jsou lidé. Když se dnes nákupčí rozhodne, že objedná paletu nějakého produktu, a chcete vědět proč, zajdete se zeptat. Stejně tak si můžete trochu složitě ověřit situaci, pokud objednává automat na základě predikcí podle statistického modelu. Umělé inteligence se jen tak brzy nezeptáme. Proto si myslím, že v nejbližších pěti letech bude AI hrát roli především v pomoci uživatelům a v hledání souvislostí, které lidem unikají.