První rozpočtové systémy přinesly v posledních desetiletích minulého století podstatné urychlení oceňování stavebních prací. Od té doby postupně dochází ke standardizaci procesů s ním spojených. Dalším podstatným vývojovým krokem v této oblasti byl vznik elektronických databází stavebních materiálů a prací. Vývoj software prošel hledáním přenosového formátu mezi Excelem a rozpočtovým systémem, přinesl možnost propojení s ekonomickými systémy.

Projekt zavedení rozpočtového systému

Koncept řešení

Pro úspěšnou implementaci systému je velmi podstatné provedení konceptu řešení (KR), který není zaměřen pouze na zjišťování konkrétních potřeb zákazníka, ale především na hledání nejvhodnějších způsobů, jak zjednodušit, zefektivnit a standardizovat procesy.
Aby bylo možné kvalifikovaně provést KR pro cílový stav nasazení systému, je třeba před zahájením projektu provést úvodní konzultaci s klíčovými uživateli, jejímž výsledkem je určení oblastí, které bude projekt řešit. V průběhu zpracování KR jsou jednotlivé oblasti detailně řešeny z pohledu potřeb zákazníka, avšak doplňovány o nové pohledy či postupy, které systém nabízí.
Předmětem řešení mohou být například následující oblasti:

• metodika kalkulace pro oceňování stavebních prací (včetně kalkulačního vzorce),
• návrh identifikátorů a optimalizaci kalkulačního vzorce,
• upřesnění návrhu doplňkového software,
• možnosti využití uživatelsky definovaných údajů,
• způsob konverze vlastních oceňovacích podkladů,
• návrh možností propojení s užívaným ekonomickým systémem firmy.

V průběhu vytváření KR jsou zákazníkovi předkládány dílčí oblasti ke schválení či případné korektuře tak, aby celá činnost byla prováděna ve shodě a výsledný dokument obsahoval skutečné řešení potřeb zákazníka v oblasti oceňování staveb. Výsledný dokument je samozřejmě předložen zákazníkovi ke schválení a případně doladěn podle jeho požadavků.
Výsledkem KR je dokument, který obsahuje přesné zadání následné implementace, včetně návrhu časového harmonogramu dalších činností (jednotlivé části implementace, zkušební provoz, školení aj.) vedoucí k rutinnímu provozu systému.
Součástí KR u velkých projektů může být i nasazení testovací licence pro klíčového uživatele, včetně jeho vyškolení. Tento postup může být přínosný pro určitý typ řešení a je vždy na individuálním uvážení projektového manažera, zda je tento postup přínosný.

Implementace

Na základě schváleného konceptu řešení pak lze provést nastavení a parametrizaci produktu. Ta může zahrnovat následující činnosti:

• uživatelskou konfiguraci systému,
• parametrizaci databáze oceňovacích podkladů, jejích katalogů a číselníků,
• definici identifikátorů a optimalizaci kalkulačních vzorců,
• parametrizaci šablon zakázek, jejich členění, definice a předvoleb,
• nastavení zobrazení, pohledů, parametrů a vzhledů vizuálních komponent,
• nastavení stylů, zobrazení, pohledů, parametrů a vzhledů tiskových sestav a exportních souborů.

Během zpracování implementace probíhá těsná spolupráce s klíčovým uživatelem zákazníka tak, aby dílčí řešení byla zákazníkem průběžně odsouhlasena a testována.

Zkušební provoz

Ve zkušebním provozu se prověřují na konkrétních, avšak zkušebních datech vlastnosti implementovaného systému. Před uvedením do rutinního provozu probíhá konečné testování a případné závěrečné úpravy. Na závěr jsou provedeny všechny činnosti nutné pro přechod systému do rutinního (produktivního) provozu.

Moderní trendy

V letošním roce došlo k propojení jednoho z informačních systémů s portálovou podobou on-line aktualizovaných databází stavebních materiálů a prací. To znamená, že lze informace o stavebních materiálech průběžně aktualizovaných na portálu stáhnout přímo do rozpočtu v systému. V příštím roce bude možné rovnou zasílat dodavatelům nebo prodejcům materiálu i poptávku a objednávku přímo z oceňovacího systému a vyhledávat a objednávat přes databázi on-line sdílených eShopů.
Moderní informační a oceňovací systémy lze využít i formou cloud computingu. Uživatelé pak mohou začít rozpočtovat odkudkoliv online, vždy za využití nejnovější verze systému s aktuální datovou základnou a službu zaplatit i na velmi krátkou dobu a zase ji bez vstupních poplatků prodloužit, kdykoliv systém potřebují.

Manažerské nástroje a controlling

Další etapou vývoje informačního systému pro stavebnictví je vytvoření manažerských nástrojů pro řízení stavební výroby a controllingu. Ideální cestou je všechny tyto funkcionality nabídnout v jednom řešení, i když existují možnosti propojení ryze rozpočtového systému s dodávaným software určením pro řízení stavební výroby apod.
Nejmodernější systém umožňuje poskytovat zajímavé přehledové informace ve formě kontingenčních tabulek a grafů. Lze si rychle zobrazit finanční plán, rozložení plánovaných nákladů v čase či plánovaný počet nasazených pracovních sil.
Pokud stavební firma ve fázi získávání zakázky potřebuje k nabídkovému rozpočtu přiložit také časový harmonogram postupu prací či rozložení finančních prostředků v čase, může jednoduše nabrat položky přímo ze zakázky ve formě jednotlivých událostí a v rámci harmonogramu je podle potřeby přesunout či upravit. Navíc má možnost využít předdefinovaných šablon pro různé typy staveb. Obchodní harmonogramy jsou svou koncepcí zase určeny pro obchodní ředitele, obchodníky, rozpočtáře a další pracovníky, kteří potřebují rychle a jednoduše vytvořit časový postup prací, libovolně strukturovat události nezávisle na členění výchozího rozpočtu a výsledný plán vytisknout.
Vývoj informačních a oceňovacích systémů přináší nové a nové možnosti jak zefektivnit, optimalizovat a zlevnit procesy pro všechny profese ve stavebnictví, včetně vrcholového managementu.

Renata Kricnerová, Vítězslav Meloun, Jiří Kulíšek
Renata Kricnerová a Vítězslav Meloun jsou členové týmu projektu
www.sci-data.cz. Jiří Kulíšek působí jako senior programátor ve společnost Callida, s.r.o.