Mimo to zákazník chce systém používat co nejdříve poté, kdy si jej pořídil, protože očekává, že jeho používání mu zefektivní práci a přinese zisk. Takže v podstatě jde opět o peníze. Proto výrobci ERP systémů začali v posledních letech vyvíjet s využitím svých letitých zkušeností tzv. „předkonfigurované systémy“ s možností univerzálního využití prakticky v každém typu firmy. Oproti standardní implementaci dle potřeb zákazníka jde však asi o takový rozdíl, jaký je mezi slušnou konfekcí a oblekem na míru ze špičkového salonu. Na první pohled není v kvalitě rozdíl, ale oblek na míru od krejčího přece jen lépe sedí a respektuje individualitu svého majitele.

Problém však je, že současně s výše uvedeným tlakem na rychlost a nízkou cenu implementace dnes panuje na trhu ERP i další trend. Zákazníci požadují, aby ERP systémy byly co možná nejdokonaleji přizpůsobeny individuálním procesům jejich firmy. Protože tak jim opět šetří čas i peníze jen z jiného úhlu pohledu. V podstatě tak požadují oblek od špičkového krejčího, ovšem za cenu konfekce. Jak tento zjevný rozpor vyřešit a najít optimální kompromis?

Dobře padnoucí skládačka

Společnosti, které si dnes pořizují informační systém, často zpočátku s vizí rychlosti jeho implementace poptávají onen předkonfigurovaný. Když se ale později seznámí s podrobnostmi, často od svého záměru upustí, protože je až příliš univerzální. Takový systém totiž nedokáže dostatečně reflektovat specifika jednotlivých oborů.

Proto se výrobci ERP systémů snaží nabídnout určitou kombinaci obou těchto způsobů. Jde především o specializovaná oborová řešení, která jsou však s ohledem právě na specifika dané branže do značné míry přednastavena. Ovšem jen pro daný obor, nikoli univerzálně.

V praxi to znamená, že implementace bude dokončena v relativně krátkém čase, protože se vlastně sestavuje jakási skládačka, přičemž implementátor přesně ví, kam má který kousek zapadnout. Současně jsou tato řešení založena na velmi podrobné znalosti daného oboru, pro který má tvůrce systému specializovaný tým se zkušenostmi právě z daného oboru.

Samozřejmě, že konkrétní zákazník může chtít v systému „něco jinak“, protože žádné dvě firmy, byť s naprosto identickou oblastí činnosti, nemají zcela shodné procesy. Ovšem toho rozdílného může být zhruba 10 % a to při implementaci nepředstavuje významnější zdržení. Fakt, že se nemusí vše dělat na míru, významně zkrátí dobu implementace.

Systém „jen“ pro ekonomiku

V praxi se často setkáváme také s podniky, které informační systém potřebují v podstatě jen na evidenci ekonomiky, HR a na další agendy, vesměs dané legislativou, a proto tíhnou k řešení v podobě přednastaveného systému. Ano, v takových případech se může zdát přednastavené řešení jako ideální. Jenže nemalá část z takových firem brzy zjistí, že i u základních agend je určitá variabilita systému přínosem. Proto je vhodné i v tomto případě vsadit na zkušeného dodavatele s řešením pro konkrétní obor.

Příkladem může být požadavek na odměňování pracovníků ve výrobní firmě. Představme si firmu, která se zabývá výrobou, ale tu zde řídí samostatný informační systém. ERP tedy využívá pouze pro základní ekonomické a HR agendy. Nicméně zaměstnává jak pracovníky na trvalý pracovní poměr, tak brigádníky - lidi na DPP. Navíc lidé na trvalý pracovní poměr se mohou dělit na ty, kteří jsou odměňováni hodinově a ty, kteří dostávají mzdu za splněný úkol. Systém, který v této firmě řeší mzdy, by tedy bezesporu měl mít schopnost poměrně velké variability. Jak je z tohoto příkladu patrné, i tehdy, kdy jde z pohledu tvůrců a uživatelů ERP o relativně jednoduchou věc, může mít firma nejrůznější specifika a není vždy možné se spolehnout na předkonfigurované řešení.

I u menších firem totiž bývají požadavky na funkčnost systému často poměrně specifické. Proto je i pro ně vždy lepší obrátit se na dodavatele, který nabízí i robustnější řešení, které je možné potřebám firmy přizpůsobit ve větší míře, než řešení jednoduché. 

Myslete na budoucnost

Další otázkou, nad níž je nutné se při výběru systému zamyslet, je budoucí rozvoj firmy. U malých a středních firem se budoucí růst dá určitě předpokládat. Je proto třeba, aby ERP, které využívají, bylo dostatečně flexibilní.

Položme si tedy otázku, pro který typ firmy se tedy vlastně hodí předkonfigurované systémy? Bezpochyby pro začínající společnosti, zaměstnávající jednotky zaměstnanců, které po systému požadují jednoduché úkony spojené především se základní administrativou, než s podporou firemních procesů. Ovšem i v případě, že tato začínající firma zvolí přednastavené řešení, měla by rozhodně myslet na to, jakým způsobem přejde k systému, který je přizpůsobitelnější potřebám uživatelů. Přednastavené systémy totiž mají pokryté pouze základní agendy, tak, aby firma byla schopná základní skladové evidence, vystavení faktury, zúčtování, výpočtu jednoduchých mezd. Pokud si zákazník takový systém pořídí, bude pravděpodobně po určitou dobu velmi spokojen, zejména s jeho jednoduchým ovládáním. Později však pravděpodobně zákonitě narazí na hranice tohoto řešení.

Například, pokud si pořídíte systém s přednastaveným skladovým hospodářstvím a po čase budete potřebovat využívat možnost evidence šarží, může být obtížné, pokud vůbec možné, tuto funkčnost do systému následně doimplementovat, zatímco do robustního ERP systému ji lze vložit kdykoli bez problémů. Zákazníci, kteří užívají předkonfigurovaný systém, se tak zpravidla časem dostanou do situace, kdy podobné agendy nakonec evidují mimo systém, například v excelu, což jim však samozřejmě komplikuje život.

Naopak standardně implementovaný systém vytvořený s podrobnou znalostí konkrétní branže, bez potíží podobné evidence umožní a nabídne navíc i možnosti, jak je vylepšit a zefektivnit.

Cesta nejmenšího odporu?

Jako dodavatelé ERP se často dostáváme do situace, kdy bychom rádi přesvědčili majitele firmy, aby upustil od přání pořídit si přednastavený systém jen proto, že jeho implementace je velmi rychlá a jeho ovládání extrémně jednoduché a cena zpravidla nižší. Často se však jedná o člověka, který se v IT příliš nevyzná a volí tedy „cestu nejmenšího odporu“. Takovému potenciálnímu uživateli je proto třeba vysvětlit několik věcí: jednak, že vybírat cokoli a ERP systém zvláště podle nejnižší ceny rozhodně není dobrá cesta. Dále, že vodítkem pro výběr systému by měl být dodavatel a zejména jeho reference ze stejného oboru podnikání. A konečně, že pokud si vybere zkušeného dodavatele, měl by dát na jeho rady, týkající se volby systému. Pokud mu dodavatel předkonfigurovaný systém doporučí, jistě ví, proč a naopak.

Pokud jste v roli majitele či manažera firmy, která si právě vybírá ERP systém, určitě se nebojte svého budoucího dodavatele či dodavatelů, z nichž si toho svého vybíráte, na cokoli zeptat. Je věcí dodavatele, aby vám odpověděl, jak bude řešit specifické požadavky vašeho oboru.

Lze říci, že požadavek firmy na získání finančně nepříliš náročného a rychle nasazeného systému je splnitelný právě prostřednictvím přednastaveného řešení. Pokud ale společnost má jakákoli specifika, která by měl její budoucí systém řešit, pak se rozhodně vyplatí oslovit dodavatele robustnějších řešení a nechat si od nich poradit tak, aby poměr mezi flexibilností, cenou a rychlostí implementace byl pro zákazníka opravdu ten nejlepší a výsledné řešení efektivní.

Jan Líbal