- Přehledy IS
- APS (21)
- BPM - procesní řízení (23)
- Cloud computing (IaaS) (9)
- Cloud computing (SaaS) (29)
- CRM (49)
- DMS/ECM - správa dokumentů (19)
- EAM (16)
- Ekonomické systémy (68)
- ERP (87)
- HRM (27)
- ITSM (5)
- MES (32)
- Řízení výroby (47)
- WMS (27)
- Dodavatelé IT služeb a řešení
- Datová centra (25)
- Dodavatelé CAD/CAM/PLM/BIM... (40)
- Dodavatelé CRM (36)
- Dodavatelé DW-BI (50)
- Dodavatelé ERP (80)
- Informační bezpečnost (39)
- IT řešení pro logistiku (46)
- IT řešení pro stavebnictví (25)
- Řešení pro veřejný a státní sektor (26)
CRM systémy
Plánování a řízení výroby
AI a Business Intelligence
DMS/ECM - Správa dokumentů
HRM/HCM - Řízení lidských zdrojů
EAM/CMMS - Správa majetku a údržby
Účetní a ekonomické systémy
ITSM (ITIL) - Řízení IT
Cloud a virtualizace IT
IT Security
IT právo
Projektové řízení
GIS - geografické informační systémy
Trendy ICT
E-commerce B2B/B2C
CAD/CAM/CAE/PLM/3D tisk
DMS mají smysl
Šetří čas a peníze
Dokumenty jsou v zásadě dvojího typu – v tradiční papírové tzv. listinné podobě nebo v elektronické. Snem mnoha společností je vzdát se co nejvíce těch papírových a ulehčit si tak zpracování stále většího objemu dokumentů. Na první pohled by se mohlo zdát, že ve firemním prostředí to nemusí být až tak velký problém, opak je ale pravdou. Existuje široká škála dokumentů, které vznikají mimo působnost organizace a do firem se dostávají výhradně v listinné podobě. Řešením je tyto dokumenty digitalizovat a v rámci interních workflow dále pracovat s elektronickou formou. Často se setkáváme i se situací, kdy firmy tisknou i elektronicky doručené dokumenty. To je dáno tím, že nemají nasazené nástroje pro práci s elektronickými dokumenty, a proto je následně musí procesovat v papírové podobě.
Digitalizací to začíná
Pokud je na vstupu množství papírových dokumentů, je k digitalizaci dokumentů vhodné využívat skenery, které podporují dávkové zpracování a poradí si s různorodými typy materiálů včetně těch s velkou gramáží. Dnešní pokročilé možnosti digitalizace umožňují vytěžovat data ze strukturovaných nebo polostrukturovaných elektronických dokumentů s velkou přesností. To výrazným způsobem posouvá následné možnosti automatizace procesů práce s elektronickými dokumenty.
Samotná digitalizace je nicméně jen začátek cesty. Cílem je využívat veškerých výhod elektronické správy a zpracování dokumentů včetně jejich automatizovaného řízeného oběhu pomocí workflow. Díky automatizaci tak lze celý proces zpracování dokumentů znatelně zrychlit anebo snížit chybovost. Perfektním základem pro práci s elektronickými dokumenty jsou tzv. DMS, tedy Document Management Systémy, jako je například DMS eDoCat společnosti Onlio.
Workflow urychlí procesy
Pokročilý DMS umožní celkové zefektivnění každodenních běžných činností s konkrétními dokumenty. Nárůst efektivity se nejvíce projeví u řízení oběhu dokumentů pomocí workflow. Uživatelé mají k dispozici automatizované operace včetně těch navázaných na prostou změnu stavu dokumentu, dále pokročilou kategorizaci dokumentů, fulltextové vyhledávání, jistotu práce s aktuální verzí, historii úprav, agendové balíčky předpřipravených typů dokumentů, jako například smlouvy, nebo třeba propojení s externími systémy včetně například datových schránek.
Bezpečnost zaručena
Elektronická správa dokumentů je výhodná i z pohledu bezpečnosti – od řízení přístupu k jednotlivým kategoriím, konkrétním dokumentům a verzím přes kontrolu oprávněnosti k prováděným úkonům až po podrobné protokolování. Obvykle nechybí ani šifrování, a to jak na úrovni obsahu, tak i komunikace. Všechny tyto bezpečnostní vlastnosti usnadňují i naplnění náležitostí daných legislativou nebo povinnými či dobrovolnými normami. Včetně nařízení GDPR, které mj. očekává proaktivní přístup k ochraně osobních údajů a jednoznačné zjištění, koho se případné úniky vlastně dotkly.
Běžnou součástí DMS je také podpora archivace včetně řízeného přístupu do archivu. Na rozdíl od tradičních papírových archivů mají ty elektronické menší nároky na fyzický prostor a nabízí obdobné funkce, které mají uživatelé k dispozici pro práci s „živými“ dokumenty. Jde zejména o velice snadné vyhledání archivovaného dokumentu. Kromě toho se elektronický archiv také snadněji zálohuje či obnovuje v případě nějaké katastrofické události.
Uplatnění se vždy najde
Každá firma má rozdílné požadavky na funkčnost při nasazování DMS systému. Jeho uplatnění se ale najde v mnoha oblastech uvnitř společností bez ohledu na trh, kde se pohybují, předmět činnosti nebo způsob podnikání. Podle našich zkušeností to je vždy pro firmy přínosem.
Pavel Nykl Autor článku je obchodním ředitelem společnosti Onlio. Vystudoval Univerzitu Karlovu v Praze a v posledních 15 letech se pohybuje na nejvyšších manažerských postech ve společnostech působících v oblasti dodávek služeb a komplexních IT řešení. |
březen - 2024 | ||||||
Po | Út | St | Čt | Pá | So | Ne |
1 | 2 | 3 | ||||
4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Formulář pro přidání akce