facebook
Exkluzivní partner sekce
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
Control
 
Tematické seriály
Nové!

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 
Nové!

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 
Nové!

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

Pokročilá analýza provozu datových sítí

V tomto čtyřdílném seriálu vás seznámíme s různými metodami a přístupy...

1. až 4. díl >>

 

Cesta k efektivnímu identity managementu

Správa identit a přístupů (IAM) je klíčová oblast pro zaručení bezpečnosti...

1. až 9. díl >>

Small Business Solutions , Business Intelligence

Excel již na všechno nestačí

Jak přistupovat k MIS a BI v malých a středních firmách

Ing. Václav Houser


InekonStále častěji se v odborných diskusích objevuje otázka, jak nasadit pokročilé koncepty řízení výkonnosti také v malých a středních firmách, tedy v segmentu SME (Small and Medium Enterprise). Jedná se o řešení založená na využití manažerských informačních systémů a BI, která jsou již delší dobu v různé míře komplexnosti využívána ve firmách velkých. Jak je zpřístupnit a využít v segmentu SME?


O co vlastně v konceptech řízení výkonnosti jde?

Cílem řešení je uplatnit ucelený metodický, informační a systémový koncept řízení výkonnosti firmy, jehož těžiště spočívá v modelování budoucnosti. Pod tímto pojmem si můžeme představit procesy, mezi které patří plánování, tvorba přepovědí (výhledů, očekávaných skutečností, forecast, estimation, …) a hlavně stále více oceňované manažerské simulace hypotéz typu „Co se stane, když…“, „Co se má stát, aby…“. Kromě modelování budoucnosti musí být přirozeně tato řešení schopna zajišťovat i monitoring dosaženého výsledku – informovat o tom, jak se daří naplňovat plánované úkoly, detekovat odchylky, analyzovat a diagnostikovat jejich příčiny a v konečném důsledku navigovat management k nápravným opatřením.

Excel již na všechno nestačí

Dosavadní systémová (IT) podpora řízení výkonnosti v SME bývá obvykle realizována dvojím způsobem. Procesy týkající se budoucí výkonnosti (plánování) bývají zajišťovány tabulkami Excel. Procesy vázané na skutečnost (reporting výsledku) využívají provozní informační systémy (ERP, aj.). Oba typy nebývají datově ani metodicky plně integrovány a tvoří často dva zcela oddělené světy. Smyslem zásadní inovace v dané oblasti není plně nahradit systémová řešení v SME něčím zcela novým. Spíše jde o to, postupně je obohacovat o nové možnosti.

Excel, pokud jde o nové nároky kladené na informační podporu vrcholového řízení výkonnosti, již přestává stačit. Ve své izolaci je v roli nositele dat statický, obtížně administrovatelný, a navíc v sobě nese vysoká rizika chybovosti. Excel se však může stát velice efektivním klientským prostředím (vedle např. +klienta web) pro MIS/BI, jež jsou založeny na databázích OLAP. Lze tak uplatnit pokročilá měření a datové modelování opírající se o vícedimenzionální a hierarchickou architekturu dat. Ta umožňuje ztvárnit budoucí i dosaženou výkonnost z různých úhlů pohledu v kombinaci zákazníků, produktů, období, obchodních zástupců, měrných jednotek, typů měn, teritorií a řady dalších. To vše v různých scénářích a variantách budoucího vývoje, ať již ve víceletém, ročním či krátkodobém horizontu řízení.

Co mohou SME od MIS očekávat?

Mezi kvalitou systému řízení založeném na plánování a samotnou výkonností firmy existuje velmi těsná závislost. Pokud se firmy SME nedokážou přiměřeným způsobem adaptovat na současné trendy v plánování a řízení výkonnosti, vystavují se riziku ztráty své pozice na trhu.

Problémem firem SME je to, jakým způsobem k řízení výkonnosti, opírající se o plány a predikce, přistupovat. Lze se setkat se dvěma pojetími. V prvním případě se firma snaží plánovat důkladně, ale naráží na omezené odborné kapacity, které může na plánování vyčlenit. Plánování je v klasické podobě, tj. pomocí Excelu, časově náročné a menší firma si jej ve větším rozsahu nemůže dovolit. S nejcennějším potenciálem firmy – šedou kůrou mozkovou manažerů a specialistů je potřeba nakládat velmi uvážlivě.

V druhém případě se těžiště pozornosti manažerského řízení neupíná na plán. Plánování probíhá v omezeném rozsahu a s omezenými zdroji. Výsledné plány mají však nízkou spolehlivost a jejich autorita je v systému řízení výkonnosti malá. Firma se tak musí spoléhat více na intuici, improvizaci či náhodu. Nekoncepční řízení oslabuje výkonnost businessu i vlastní konkurenceschopnost.

Řešením může být uplatnění nástrojů MIS/BI, které mohou úspěšně řešit obě polohy předestřeného problému. Moderně koncipovaná řešení nekladou zásadní nároky na odborné kapacity firmy. Rutinní činnosti (spojené se sběrem plánovacích dat, plánovými výpočty, i distribuce a prezentace výsledku) vykonává „plánovací automat“. Nejsou kladeny zvýšené požadavky na kapacity dosavadních specialistů či na přijímání nových, není potřeba budovat nové útvary (např. controlling).

Nasazení nástrojů MIS/BI zásadním způsobem ovlivňuje i druhý pól problému, kterým je kvalita procesů řízení firemní výkonnosti a jeho výstupů. Není pochyb, že malé auto potřebuje být na silnici stejně viditelné jako auto velké, jinak v silničním provozu neobstojí. Řízení firem SME zase vyžaduje dobrou business orientaci a navigaci. Potřebují disponovat nástroji snižujícími vlastní nejistotu o budoucím vývoji, nejistotu o dopadech vlastních rozhodnutí i o účincích externích vlivů, jež stojí mimo vlastní rozhodování a řídící vliv (ceny surovin, kurzy měn, vývoj na trhu práce).

V současnosti jsou vytvořeny podmínky pro to, aby mohla být přenášena osvědčená funkčnost MIS/BI (pokročilé plánovací metody, metriky a KPI, datové struktury nastavené pro určitý obor a typy rozhodnutí aj.) z velkých firem v redukované podobě i do firem menších.

Při implementaci uvedených nástrojů je potřeba citlivě respektovat zvláštnosti řízení ve firmách SME:

  • Základním problémem, z něhož musí vycházet analýza nasazení MIS/BI, je složitost rozhodovacích procesů a jejich úloh, které ve firmě probíhají. Lze předpokládat, že většinou má menší firma i menší složitost rozhodování a řízení. Tomu by měl odpovídat i menší rozsah metodické, informační a systémové podpory obsažené v řešení, tedy i omezenější rozsah komponent BI (moduly, aplikace).
  • Menší firma nepotřebuje široce komunikovat plán ve fázích jeho návrhu a schvalování. Plánování bývá záležitostí několika mála osob z řad vedení a vlastníků. Jednoduchá organizace umožňuje centralizovat plánové rozhodnutí do rukou jedné osoby. To vše klade snížené nároky na plánovací workflow.
  • Vzorce řízení i podnikatelského chování bývají u firem SME podobnější, než je tomu u firem velkých. Z dodavatelského pohledu se tak otevírají možnosti pro standardizaci řešení MIS/BI. Ta spočívá v tom, najít průniky potřeb napříč funkčními oblastmi i obory podnikání. Tak vznikne prostor pro opakovaně nasazovaná řešení v daném segmentu, jež umožní výrazně snížit jejich cenu.
  • Firmy SME mívají pružnější chování, dokážou rychleji reagovat na změny. Právě v těchto situacích mohou najít dobré uplatnění flexibilní modely výkonnosti, které se opírají o principy variantních, kontinuálních i rolujících plánů.

Systémy BI se nebudují ve vzduchoprázdnu. Musí být navázány na veškerou informační infrastrukturu firmy, jež je z pohledu manažerského řízení výkonnosti relevantní. Klíčový význam zaujímá vazba MIS/BI na ERP, a to po stránce funkční i po stránce datové integrace. Ilustrujme si v závěru těchto úvah na zjednodušeném schématu tvorbu postup tvorby plánu ve výrobní firmě segmentu SME, viz obrázek 1.

Obr. 1: Zjednodušené schéma tvorby plánu v malé výrobní firmě
Obr. 1: Zjednodušené schéma tvorby plánu v malé výrobní firmě

Z obrázku je patrné, že vlastní řízení výkonnosti je strukturováno do tří barevně odlišených funkčních oblastí podporovaných komponentami MIS/BI. Jedná se o prodejní výkonnost (modrá), nákladovost výkonu (červená) a finanční výkonnost (zlatá). Kulaté šipky ukazují možnou funkčnost ERP, která může být při plánování využita.

Václav Houser Václav Houser
Autor článku je výkonným ředitelem společnosti INEKON SYSTEMS.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.
POINT.X